Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?

Comment un logiciel spécialisé dans la gestion de flotte peut-il aider efficacement un gestionnaire de flotte ?


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Dans ce blog :
 Qu’est-ce que la gestion de flotte ?
Quel est le rôle des gestionnaires de flotte et à quels défis font-il face ?
 Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?
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Gérer un parc de véhicules commerciaux est un défi quotidien. Ajoutez à cela les facteurs externes auxquels le gestionnaire de flotte est confronté mais sur lesquels il exerce peu de contrôle comme par exemple les changements de législation, l’incertitude du marché automobile et la flambée des coûts, et la tâche peut vite devenir accablante. Un logiciel de gestion de flotte approprié pourrait être un atout important dans la coordination des activités de gestion d’une flotte. Mais, qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte et comment peut-il aider le « fleet manager » ?

Quel est le but de la gestion de flotte?

N’importe quelle organisation qui utilise des véhicules au sein de son activité a besoin de professionnels de la gestion de flotte. Leur but est de contrôler le cycle de vie entier du véhicule de fonction ou de société tout en réduisant les risques associés, en améliorant l’efficacité, en augmentant la productivité et en veillant au respect de la législation. Les véhicules privés utilisés à des fins professionnelles devraient également être inclus dans ce processus.
Les entreprises possédant des flottes de véhicules sont nombreuses. Entreprises de logistique, services postaux, services commerciaux, fonction publique, transports en commun ou encore services d’urgence, tous ont des flottes qui ont besoin d’être gérées. Avoir une compréhension de tous les processus et très important pour faire fonctionner une flotte et ainsi permettre à l’entreprise de contrôler les coûts associés, rester compétitif sur le marché et aider à répondre aux attentes du clients.

La gestion de flotte peut être réalisée au sein de l’entreprise, habituellement par un gestionnaire de flotte en interne ou bien par la sous-traitance de la tâche par une entreprise spécialisée.

Quels sont les défis auxquels font face les gestionnaires de flottes ?

Semblable au niveau de responsabilités d’un gestionnaire d’actif, un gestionnaire de flotte se préoccupe de 5 aspects principaux de la gestion de flotte : L’acquisition des véhicules, la gestion du carburant, la maintenance des véhicules, la santé et la sécurité et la conformité législative. Examinons ces éléments plus précisément.

1. L’acquisition des véhicules

Examiner l’évolution de la législation automobile (comme par exemple l’apparition du WLTP ou le RDE2), déterminer la pertinence d’un véhicule ou encore négocier avec les constructeurs automobiles font parties des responsabilités du gestionnaire de flotte. Les coûts liés à la consommation de carburants, aux taxes et aux assurances mais également les attentes des conducteurs doivent être considérés lors du choix de nouveaux véhicules. Ajoutez à cela une prise en compte de la valeur de fin de vie et de la valeur de revente des véhicules et vous comprendrez rapidement pourquoi ce rôle peut constituer un tel défi. Les allocations budgétaires doivent être respectées et des économies doivent toujours être réalisées.

2. La gestion du carburant.

L’augmentation constante du prix du carburant est probablement l’un des plus gros défis en matière de réduction des coûts pour un gestionnaire de flotte. Les fluctuations du prix du marché et les facteurs externes qui guide le prix du pétrole sont des facteurs hors de contrôle pour le gestionnaire de flotte, cependant, il existe des solutions pour économiser de l’argent sur la consommation de carburant.

Le choix du carburant est également un vrai dilemme, la popularité du diesel décroit de plus en plus depuis le scandale de Volkswagen et la mise en lumière des émissions de Nox (oxyde d’azote) nocives pour l’homme. De plus, la réponse du gouvernement consistant à ajouter une surtaxe aux utilisateurs du diesel a inévitablement eu une incidence sur les ventes de ce type de motorisation. Malgré cela, un gestionnaire efficace doit évaluer toutes les options disponibles afin de toujours trouver la solution la plus économique. L’essence reste également un autre grand leader du marché, cependant les ventes de véhicules essences baissent légèrement dû à la popularité croissante de l’électrique et des systèmes hybrides.

Pour les aider dans ce choix, les gestionnaires de flotte peuvent réaliser des analyses de profit sur les différentes options de carburants et motorisations proposées. Parfois les résultats de cette étude vous guideront vers des achats de véhicules plus chers mais plus économiques sur le long terme.

L’achat d’une carte carburant peut également être un choix judicieux qui vous permettra de bénéficier d’avantages tout en répondant à vos besoins. Parallèlement, la télématique peut jouer son rôle en observant à distance le comportement du conducteur et son effet sur la consommation globale de carburant. De plus, sa capacité à suivre les véhicules et à déterminer les itinéraires les plus rentables sont des fonctionnalités utiles à la réduction des coûts.

3. La maintenance des véhicules

Superviser un plan de maintenance des véhicules peut être une bonne initiative dans la gestion de votre flotte. La maintenance peut se faire en interne ou être sous-traitée tout dépend de votre analyse, de vos ressources internes et de la taille de votre flotte. Les gestionnaires de flotte doivent s’assurer que les véhicules soient conformes à la législation. Cela inclut donc des contrôles quotidiens des véhicules, une inspection préalable avant l’achat, un entretien régulier et l’assurance que les défauts signalés aient été corrigé.

4. Santé et sécurité

Si le malheur qu’un conducteur ait un accident se produit, le gestionnaire de flotte doit réagir en conséquence. Des procédures de rapport de flotte robustes doivent être en place pour permettre aux conducteurs de faire face à un accident en suivant correctement les procédures de rapport d’assurance, de sorte que les réclamations puissent être traitées rapidement et efficacement lors des travaux de réparation.

Inutile de le dire, un gestionnaire de flotte est responsable du développement mais également de l’implémentation de la politique de santé et de sécurité de la flotte. Pour cela, la mise en place de journée de formation est primordiale pour promouvoir la sécurité auprès des conducteurs.

5. Répondre aux exigences de conformité

Contrôles quotidiens, tableau de contrôle, vérification des contrôles techniques et de la validité des assurances… la liste ne fait que s’agrandir. La conformité et la gestion des risques est une part essentielle du rôle de gestionnaire de flotte et tous ces aspects ne nécessitent pas seulement d’être réalisés, ils doivent être également répertoriés. Cela permet d’assurer un suivi composé d’informations essentielles pour chaque véhicule qui permettront de faciliter les recherches d’éléments lors d’audits ou en cas d’accident, si une réclamation est faite ou une investigation menée.
La législation sur les véhicules change en permanence encore récemment avec le WLTP. Cela veut dire qu’il faut absolument que les gestionnaires de flotte soient sensibles aux changements de législation qui pourraient avoir un impact direct sur leurs opérations afin de les anticiper.

6. Contrôler les coûts

Contrôler et réduire les coûts est toujours une priorité pour n’importe quelle entreprise y compris pour la gestion budgétaire d’une flotte. Le gestionnaire de flotte doit en permanence faire des analyses de données pertinentes au sujet de leur flotte afin de trouver les domaines à améliorer. Cela peut inclure la réduction du prix d’achat des véhicules, la révision des consommations de carburant et l’analyse de l’attitude des conducteurs sur la route.

7. Éviter la surcharge d’informations

Les flottes génèrent beaucoup de données, certaines très utiles au gestionnaire de flotte et d’autre beaucoup moins. Le traitement de toutes ces informations peut être chronophage et traiter ces informations manuellement peut vous mener à manquer les plus importantes. Un logiciel de gestion de flotte efficace peut vous aider à trier les informations et vous permet de garder celles qui seront les plus pertinentes afin d’effectuer des analyses pour générer des rapports sur des domaines précis qui peuvent vous être utiles lors d’une prise de décision.

8. La croissance des responsabilités du gestionnaire de flotte

Les technologies prennent de plus en plus de place et sont de plus en plus utiles à la gestion d’une flotte. L’évolution des ces méthodes de gestion mène le gestionnaire de flotte à accroître ses responsabilités. La gestion de la mobilité, la gestion des actifs et le niveau de responsabilité lié à la mesure et au contrôle de l’impact environnemental d’une entreprise commenceront à relever de la compétence du gestionnaire de flotte. Intégrer un logiciel de gestion d’actifs deviendra donc primordial afin qu’une seule personne puisse gérer tous ces aspects.

Qu’est ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte permet aux gestionnaires de flotte d’avoir des informations pertinentes sur les performances de leur flotte. En effet, c’est une base de données sophistiquée comprenant de nombreuses applications qui permettent l’enregistrement, la compilation des données et la création de rapports qui peuvent aider à améliorer l’efficacité de gestion de votre flotte mais également une meilleure gestion des coûts liés à celle-ci.

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En résumer, intégrer un logiciel de gestion dans votre flotte vous aidera à améliorer la gestion de :
Vos véhicules, actifs et équipements
Des actions de maintenance et de réparation
La consommation de carburant au sein de votre flotte
Des informations sur vos conducteurs et le contrôle de leurs permis de conduire
La planification des passages en atelier pour des inspections, rapports de défauts et audits.
Des pièces et des inventaires
Des accidents et des risques d’incidents
Des conformités réglementaires
Du budget et des prévisions budgétaires

… et bien d’autres domaines.

Les solutions de gestion de flotte s’intègrent avec presque n’importe quel autre fournisseur tiers de données ou application afin d’améliorer des processus utiles à la gestion des ressources de l’entreprise comme par exemple le passage de commande, la livraison et les paiements automatiques. Ces intégrations suppriment les tâches administratives chronophages, permettant aux employés de se focaliser sur des tâches plus importantes. Certains systèmes proposent des applications mobiles pour effectuer des tâches et saisir des données pertinentes sur le terrain renforçant ainsi les avantages de la mise en œuvre d’un tel système.

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