Comment des outils de reporting efficaces peuvent-ils aider les gestionnaires de flotte? 

Ne vous noyez plus dans la multitude d’informations grâce à ce guide qui vous aidera à mesurer et gérer vos opérations de flotte.


2 fleet managers using a fleet reporting tool on a tablet

Comprendre tout ce qui se passe dans votre flotte vous donne de meilleures chances de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité et la productivité des opérations de votre entreprise. Mais par quel moyen pouvez-vous acquérir une vision globale de votre flotte, vous permettant ainsi de mieux comprendre son fonctionnement ? La réponse est simple, par l’utilisation d’outils de reporting de flotte.

La Business Intelligence (ou BI), est un terme de plus en plus utilisé dans le monde de l’entreprise, c’est un processus basé sur la collecte et l’analyse des données de l’entreprise afin d’effectuer des synthèses et aider à la prise de décision. Le défi du gestionnaire de flotte n’est pas de récolter des informations mais plutôt de savoir les traiter afin de sélectionner les plus pertinentes et les exprimer sous forme de graphiques mettant en lumière le fonctionnement du parc. Des outils de reporting efficaces permettent aux gestionnaires de flotte d’atteindre ce but…

Développer un système de reporting efficace de sa flotte

Avant de commencer, posez-vous les bonnes questions !

Les logiciels de gestion de flotte peuvent contenir une grande quantité d’informations, certaines pertinentes d’autres moins. La première étape est de déterminer quelles informations vous sont utiles, le but étant de créer un rapport de gestion généré par votre logiciel de reporting qui vous permettra une prise de décision éclairée. Faire l’erreur de vouloir traiter un trop grand nombre d’informations mènera à la création de rapport proposant des informations inutiles et accablantes pour votre gestion.

Mais alors, comment déterminer quelle information est vraiment utile et pertinente ? La solution consiste à enregistrer uniquement les informations réellement nécessaires et à répertorier les domaines d’activités susceptibles d’influencer l’amélioration de l’efficacité au sein de votre flotte.

Dans un premier temps, les questions suivantes méritent d’être considérées :
Quel système de gestion ou quelle activité les rapports doivent-ils aider ?
Les rapports doivent-ils répondre à des questions spécifiques à un moment donné ou faire partie d’une analyse de tendance à plus long terme ?
Quelles informations doivent être incluses dans les rapports et à quels domaines d’opérations doivent-ils faire référence ?
Est-ce que certaines informations peuvent être utiles à d’autres domaines de l’entreprise ?

En plus d’avoir ces questions en tête, il est également essentiel que vous soyez totalement conscient des capacités de vos outils de reporting.

Gérer et réduire les coûts

Les rapports peuvent vous fournir une compréhension approfondie des coûts et leur influence sur les autres domaines de vos opérations de flotte, vous permettant ainsi d’améliorer votre efficacité de gestion.

Vous pouvez aller plus loin en utilisant les rapports pour trouver un moyen de réduire vos coûts en capital tels que l’acquisition, le financement et l’amortissement. Les rapports peuvent également vous aider à prendre vos décisions sur l’impact de l’emprunt, de la location et des avantages ou désavantages fiscaux qu’engendre la possession de certains véhicules.

Les coûts opérationnels de l’activité quotidienne de votre flotte peuvent être facilement passés en revue. Par exemple un rapport de dépenses de carburant peut être généré vous aidant à contrôler les dépenses par véhicule, atténuant l’impact d’un grand nombre de facteurs allant des fluctuations du prix du carburant sur le marché en passant par les impacts fiscaux. Un tel rapport peut également être bénéfique lorsque vous réfléchissez à un choix judicieux de carburant pour votre flotte.
Ces rapports vous apportent une excellente valeur ajoutée dans l’analyse des dépenses globales ou durant une période donnée, de vos coûts de maintenance et de réparation. Par exemple, les rapports peuvent indiquer comment la tarification des pièces peut varier en fonction du fournisseur, de l’emplacement de l’atelier et des programmes d’achats.

a fleet of vehicles

Améliorer les performances de la flotte

Avoir une visibilité sur vos opérations de gestion de flotte est la clé qui vous mènera à identifier les domaines pour lesquels des gains d’efficacité peuvent être générés au sein de l’entreprise.

Vous devez disposer d’informations standardisées et d’outils de reporting afin de permettre la compréhension d’informations complexes. Un logiciel de gestion de flotte avancé est essentiel pour automatiser une telle structure de reporting, il permet de gagner en efficacité, de réduire la paperasserie et de réduire le temps administratif nécessaire pour filtrer les informations à des fins de collecte et d’analyse.

Avec un tel logiciel, les informations d’opérations sont consolidées dans une seule plateforme qui peut être accessible par plusieurs utilisateurs. En saisissant seulement les informations considérées comme nécessaires vous pourrez prendre toutes les décisions commerciales importantes, vous pourrez également améliorer de manière significative l’efficacité et la productivité d’un parc.

Les bénéfices du reporting via un logiciel de gestion de flotte

Les capacités de présentation de rapports sur les activités (reporting) du logiciel de gestion de flotte sont nombreuses. Vous pouvez trouver ci-dessous 5 rapports nécessaires à l’analyse de 5 domaines clés de votre flotte :

1. Les véhicules

Gardez un œil sur tous vos véhicules depuis une plateforme simple d’utilisation. Les rapports d’utilisation du véhicule et les coûts associés à chacun d’entre eux peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques. Les plus couramment utilisés incluent :

Les informations essentielles du véhicule, marque, motorisation, kilométrage
La disponibilité du véhicule
Les coûts liés à l’entretien du véhicule et son historique de maintenance
Date d’achat ou date d’expiration du leasing

2. Maintenance

Assurez-vous que vos véhicules ne vous jouent pas de mauvaises surprises grâce à la planification, au suivi de l’entretien et des réparations de vos véhicules. Les immobilisations exceptionnelles ou non-planifiées peuvent avoir un effet négatif, beaucoup d’entreprises estiment le coût à plusieurs centaines d’euros par jours ! Les véhicules qui sont souvent indisponibles en raison de pannes peuvent être surveillés, leurs frais calculés et des ressources misent en place en cas de panne.
Afin d’effectuer une analyse des actions de maintenance, les rapports utilisés sont composés de :

L’historique des actions de maintenance planifiées et imprévues
Emploi du temps et fréquence des actions de maintenance par véhicule
Bon de travail en attente de pièces
L’historique des immobilisations des véhicules
Rapport entre les coûts direct et indirect (externalisé)

3. Carburant

Le carburant est l’un des premiers postes de dépense pour toutes les flottes, sa consommation doit donc être suivie et surveillée. Le diesel a longtemps été le carburant le plus profitable pour les flottes mais les mesures incitatives du passage aux énergies vertes et les taxes qui s’abattent sur ces motorisations diesels exigent une analyse minutieuse de toutes les options disponibles afin de déterminer la meilleure option. Les logiciels de gestion de flotte vous permettent d’améliorer la visibilité des coûts en carburant de votre flotte, ce qui peut aider à les réduire :

Coûts totaux par type de carburant
Moyenne des kilomètres effectués par types de carburants
Alerte de vol de carburant
Dépenses globales ou en temps réel de l’exercice

4. Sécurité et conformité

Il est essentiel de disposer d’une structure de rapports sur le parc automobile solide pour prouver que les systèmes et les processus sont en place à des fins de vérification, démontrant la sécurité et la conformité. Le fait de disposer d’une piste numérique des politiques et procédures obligatoires qui ont été mises en œuvre en accord avec les autorités qui les régissent est d’un grand avantage pour un gestionnaire de flotte. En effet, ce dernier étant un représentant de la compétence de l’entreprise. Pour cela les rapports suivants sont utilisés :

Rapports d’inspection de tous les véhicules et rapport de défaut
Rapports de statut des véhicules et des réparations estimées
Profils de risques
Historique des formations par conducteur
Contrôle du permis de conduire

5. Coûts opérationnels de flotte

Les logiciels de gestion de flotte peuvent générer des rapports en temps réel, fournir un aperçu instantané de la situation d’une flotte par rapport aux cibles et aux objectifs. C’est un excellent outil de gestion des finances, les coûts peuvent être décortiqués et analysés afin de déceler les écarts et les domaines d’inefficacités ; ces derniers peuvent à leur tour faire l’objet de mesures visant à générer des économies de coûts et à minimiser le gaspillage.

Totaux des coûts opérationnels
Coûts de la flotte par kilomètre
Kilométrage de chaque véhicule
Coûts opérationnels par mois
Dépense de la flotte par rapport au type de dépense

Pour conclure, les logiciels de gestion de flotte sont également d’excellents outils de reporting qui suivent et gèrent vos opérations permettant ainsi de réduire les coûts, améliorer les performances et assurer que la flotte soit dans la conformité peu importe sa taille.