Une bonne visibilité : L’importance de la gestion des risques et de la conformité

La gestion des risques et de la conformité est un objectif primordial pour toutes les flottes… Mais comment s’assurer que toutes vos exigences ont bien été respectées ?


 

Pour les gestionnaires de flotte, il est essentiel de minimiser les risques, afin d’éviter des amendes coûteuses, de réduire le nombre d’accidents et les frais juridiques associés, et de garantir la sécurité des employés et des autres automobilistes.

La conformité oriente également l’efficacité des pratiques de gestion des risques, avec des exigences sans cesse plus nombreuses en matière d’assurance et de réglementation.

L’exploitation d’une flotte conforme présente de nombreux enjeux : elle impliquera certainement la traversée d’un véritable champ de mines juridique, la réalisation d’évaluation des risques et, plus important encore, la compréhension de ce que l’on attend de vous, de ce qui doit être réalisé pour satisfaire à ces obligations de gestion déterminantes.

Conformité et risque

Nous savons donc que ces deux notions sont très importantes, mais que signifient-elles vraiment ?

La conformité est une exigence à laquelle les opérateurs de véhicules et les sociétés qui les emploient doivent se plier. Elle est souvent guidée par un nombre de réglementations locales sans cesse plus important, ainsi que par des demandes provenant des assureurs. Elle est parfois perçue comme un fardeau, mais demeure cruciale pour le bon fonctionnement de n’importe quelle activité.

Pour les opérations de flotte, la conformité procure des avantages qui permettent notamment de réduire les dépenses liées aux accidents ; les amendes et infractions, ainsi que les frais d’assurance ; le nombre de véhicules de remplacement ; les indemnités allouées aux salariés et les dépenses juridiques.

La gestion des risques est une méthode permettant d’identifier les problèmes susceptibles de rendre votre flotte non conforme ou risquée, de définir un cadre pour les programmes et pratiques, afin de réaliser des améliorations. Le but ultime de l’évaluation des risques est de garantir la sécurité, tout particulièrement dans le cas d’une flotte, des conducteurs et des autres automobilistes.

On peut aussi affirmer, comme pour de nombreux autres sujets largement débattus relatifs aux flottes, qu’il n’existe pas de solution universelle en matière de gestion des risques et de la conformité. En revanche, le fait d’adopter un ensemble d’outils, de pratiques et de programmes communs constitue un excellent point de départ.

Qu’est-ce qui rend une flotte conforme ?

Pour que votre flotte devienne (et reste !) conforme, on distingue quatre variables qui doivent faire l’objet d’un traitement prioritaire. Les voici :

Véhicules :

Qu’ils soient présentés en tant que véhicules de société ou appartenant à vos employés, tous les véhicules utilisés à des fins professionnelles doivent être adaptés à l’usage prévu. En prime, ils doivent être inspectés sur une base régulière, correctement entretenus et équipés des dispositions de sécurité appropriées.

Conducteurs :

Tous les employés qui utilisent un véhicule à des fins professionnelles, peu importe la fréquence, doivent être parfaitement habilités à conduire la catégorie du véhicule qui leur est attribué. Sensibilisés aux politiques et normes de sécurité de votre entreprise, avant même qu’ils ne mettent un pied dans le véhicule, ils doivent aussi être en bonne santé et, plus important encore, titulaires d’un permis de conduire valide. 

Opérations :

Les trajets impliquant l’utilisation d’un véhicule de société ou personnel doivent être planifiés à l’avance, acheminés et structurés de manière à garantir la sécurité et à minimiser les risques. Les programmes d’activité doivent être réalistes, avec des horaires de travail et des temps de repos raisonnables attribués à chaque conducteur individuel. Il convient également d’examiner les variables imprévues, notamment les mauvaises conditions météorologiques et les retards opérationnels.

Gestion :

Tous les véhicules utilisés au nom de la société, les conducteurs et les activités doivent être gérés conformément à des réglementations préétablies et documentées. Ces documents doivent mettre en exergue les responsabilités, les programmes, les tâches et les procédures, tout en appliquant des méthodes de suivi et d’analyse efficaces.

Identifier les outils adaptés

Même avec une approche exhaustive en matière de risque et de conformité, vos efforts dans chacun de ces domaines peuvent se situer en dessous des expectatives. En revanche, si vous adoptez les outils et technologies adaptés, la gestion des risques et de la conformité ne sera pas nécessairement aussi compliquée…

Par exemple, les solutions de suivi GPS communément utilisées peuvent se montrer très efficaces pour assurer le suivi et l’enregistrement de l’activité et de la localisation des véhicules : ces informations peuvent ensuite être utilisées pour contrôler le respect des calendriers, itinéraires et exigences réglementaires.

La hausse du nombre des systèmes télématiques sur les véhicules contemporains permet aussi de contrôler le comportement du conducteur, afin d’apporter une solution proactive aux pratiques risquées — excès de vitesse et freinage excessif — susceptibles de provoquer des accidents.

Les logiciels de gestion de flotte jouent également un rôle essentiel, car ils permettent aux systèmes d’entreprise d’intégrer les données des systèmes de suivi, ainsi que de générer des analyses détaillées. En retour, ces informations peuvent servir de base aux procédures de gestion de la conformité, mises en œuvre par les sociétés dans le but de minimiser leurs risques.

SOUVENEZ-VOUS : Les outils qui permettent aux conducteurs et aux gestionnaires de contrôler la conformité doivent être simples d’utilisation, aussi bien sur la route qu’au bureau. Ils doivent aussi faciliter l’accès à la documentation requise, pour les activités de contrôle routier.

Et le risque, comment devrait-il être évalué ?

Tandis que le rôle des opérateurs flotte est d’évaluer et de gérer les risques associés aux activités sur le lieu de travail, les évaluations de risques ne doivent en aucun cas être complexes, excessivement techniques ou chronophages.

En somme, une approche rationnelle suffit. Celle-ci doit comprendre :

Une observation précise des activités professionnelles pouvant potentiellement causer des dommages, en particulier lorsqu’elles impliquent des véhicules et des conducteurs.
Une évaluation de vos systèmes de protection, visant à déterminer s’ils sont suffisants pour prévenir les dommages et les blessures.
Une analyse et un examen réguliers de vos résultats et une procédure visant à réviser vos pratiques
Une personne compétente et informée, capable de gérer vos procédures de gestion des risques et de la conformité

Les données de flotte peuvent-elles jouer un rôle ici ?

Disons-le simplement : oui !

Avec les bons outils de gestion des données, les gestionnaires et les conducteurs peuvent suivre les informations de conformité et de sécurité simultanément, en temps réel. Bien que le niveau d’accès à ces informations puisse donner lieu à d’importantes améliorations, au niveau de la réduction des risques et de l’efficacité de la conformité, les données peuvent jouer un rôle encore plus grand en coulisses…

L’analyse des informations opérationnelles, de véhicule et de conducteur, par exemple, est un chemin assuré vers la réduction des risques et la garantie de conformité qui, en retour, augmentent le niveau de sécurité.

Ces données peuvent inclure les informations relatives aux permis de conduire des conducteurs, certificats médicaux, formations et compétences.

En prime, elles peuvent couvrir les détails concernant les véhicules et les équipements, les politiques internes, le Code de la route et les antécédents en matière d’accidents.

N’OUBLIEZ-PAS : Les données de sécurité de flotte, de risque et de conformité doivent être accessibles pour vos gestionnaires, afin qu’ils puissent évaluer si certains conducteurs ou véhicules rencontrent des problèmes nécessitant une intervention.

Rassembler le tout

L’amélioration de la gestion des risques et de la conformité des flottes s’effectue en plusieurs étapes, parmi lesquelles :

La désignation d’une personne responsable, en charge de la supervision des activités et programmes de gestion des risques de la flotte
L’obtention d’informations précises, relatives aux risques sur le lieu de travail auxquels les conducteurs et véhicules pourraient être communément exposés
La mise en œuvre d’une politique de gestion des risques pour l’ensemble des véhicules et des activités impliquant des conducteurs sur le lieu de travail
La réalisation d’évaluations pour identifier, comprendre et mesurer pleinement les niveaux de risque et d’exposition
La conception et la mise en œuvre de procédures visant à éliminer et contrôler les risques connus associés aux activités sur le lieu de travail
La formation des conducteurs et autres employés afin de travailler en toute sécurité
L’enregistrement des données de risque et de conformité, puis l’analyse de ces informations afin d’obtenir des résultats exploitables

Conclusion

Satisfaire aux exigences réglementaires et aux responsabilités en matière de conformité permet d’accroître la sécurité des véhicules et des conducteurs, en réduisant les risques, les dépenses générées par les accidents et les amendes.

Faire de la sécurité des véhicules et des conducteurs une priorité équivaut à traiter les risques de manière approfondie et ne jamais sous-estimer l’apparition de potentielles circonstances imprévues.

Le fait de garantir le bon état de marche des véhicules et la validité du permis de conduire des conducteurs n’est pas suffisant. Les entreprises doivent s’efforcer de promouvoir une culture de la sécurité auprès de leurs employés, afin de garantir la compréhension et l’adhésion aux politiques de conformité.

Avec les bons outils, programmes et pratiques, vous pouvez améliorer votre profil de risque et superviser de manière plus efficace la gestion des risques et de la conformité de vos opérations de flotte, sur la durée.