Optimisez votre temps et économisez de l’argent en élaborant un plan de maintenance de flotte efficace

Avez-vous une vision claire de vos frais de service, de maintenance et de réparation ? Si ce n’est pas le cas, sachez que de nombreuses autres entreprises partagent votre problème.


Les frais de service, de maintenance et de réparation (SMR) constituent l’un des postes de dépense les plus opaques de la gestion de flotte, perdu dans les aléas de la gestion quotidienne des activités, c’est pourquoi bon nombre d’entreprises n’ont qu’une idée approximative de ce qui se trame réellement sous le capot. Alors, quelles mesures convient-il de prendre pour instaurer un plan de maintenance méthodique ?

Nos 5 conseils sont les suivants :

1. Cernez l’ampleur du problème

Avant tout chose, il est essentiel que vous ayez une parfaite maîtrise de vos frais SMR – même si vous bénéficiez de forfaits de maintenance dans le cadre d’un contrat de bail – car en définitive, c’est un poste de dépense qui en dit long sur la productivité et l’efficacité opérationnelle de votre entreprise.

Chose intéressante, des études ont révélé qu’environ deux cinquièmes des entreprises ignorent à combien leur revient l’immobilisation d’un véhicule à des fins de maintenance – qu’elle soit planifiée ou non – et un tiers ignore le montant annuel de leurs dépenses SMR.

De plus, indépendamment du type de flotte, il ressort des études qu’un véhicule immobilisé coûte près de 800 € par jour à son opérateur en factures de maintenance, perte de ventes et recul de la productivité.

Savoir combien de temps vos véhicules sont immobilisés ou inutilisables vous donnera une meilleure idée de l’efficacité avec laquelle votre flotte est gérée au quotidien.

2. Distinguez maintenance planifiée et non planifiée

Il convient ensuite de faire la différence entre maintenance planifiée et non planifiée, et d’identifier le type de maintenance auquel votre entreprise a le plus recours, et pourquoi.

La maintenance planifiée prend la forme de méthodes proactives de prévention – inspections de routine et contrôles ponctuels – qui permettent de prévenir, de détecter et de réparer des problèmes mineurs avant qu’ils ne deviennent graves et coûteux.

La maintenance non planifiée, en revanche, est généralement plus coûteuse et implique le plus souvent une immobilisation prolongée ayant une incidence négative sur la gestion de votre flotte. Ce type de maintenance peut être dû à un accident de la circulation, mais les raisons sous-jacentes sont souvent autres… la négligence des conducteurs vis-à-vis de leur véhicule étant le motif le plus courant !

Il va sans dire qu’inculquer à vos conducteurs l’habitude de procéder régulièrement à des inspections de routine simples de leur véhicule vous permettra de réduire le montant et de planifier certaines dépenses SMR jusqu’alors coûteuses et non planifiées.

CONSEIL CLÉ : pour ce faire, il vous faut un plan de maintenance de flotte détaillant avec précision ce que vous attendez de vos conducteurs, fournisseurs et partenaires SMR à tout moment. Surtout, vous devez formuler clairement les contrôles à effectuer, la fréquence de ces contrôles, ainsi que le temps et l’argent que vous prévoyez d’allouer à ce travail de prévention.

3. Élaborez un plan de maintenance détaillée

Mieux vaut prévenir que guérir, c’est pourquoi il est fondamental de planifier des bilans de maintenance réguliers – que ce soit lors du service annuel d’un véhicule, par le biais d’inspections, voire en recourant à la télématique pour envoyer des diagnostics et rapports de panne.

Un gestionnaire rédige son plan de maintenance sur un presse-papier

 

La régularité des bilans préventifs doit dépendre du kilométrage et de l’utilisation faite du véhicule. En effet, il n’y a aucun intérêt à soumettre un véhicule dont le kilométrage annuel est faible à un bilan mensuel, mais il y a beaucoup à gagner à instaurer un programme de maintenance rigoureux pour un véhicule parcourant de longues distances ou circulant en terrain accidenté.

Élaborer un plan de maintenance détaillé requiert une collaboration étroite avec vos fournisseurs pour ébaucher une liste des éléments à contrôler, et quand. Ce plan doit considérer, à tout le moins :

L’huile moteur et les filtres
Le liquide de transmission
Le système de carburant
Le système de refroidissement
Les pneus
Les vitres
Les freins
Les feux et l’éclairage intérieur
Le système d’échappement

4. Impliquez toute l’équipe

La responsabilité d’exploiter une flotte sûre, conforme et efficace doit impliquer l’ensemble des parties, des conducteurs à la direction. Il incombe aux personnes utilisant les véhicules de l’entreprise au quotidien de procéder à des bilans de maintenance réguliers, et à celles occupant des postes de direction de mettre en place des contrôles ponctuels et d’anticiper.

Cela leur permettra d’utiliser les données générées par votre flotte pour identifier les véhicules et conducteurs à risque – l’un des principaux motifs de dépenses inutiles – et de prendre des mesures en conséquence.

L’ensemble des contrôles et dépenses doivent être dûment enregistrés, et des processus clairs doivent être en place afin de pouvoir vous référer à la personne ayant accompli une tâche donnée ou ayant détecté un problème – et surtout en identifier le responsable !

Vous pouvez être sûrs d’une chose : les employés à l’origine du plus grand nombre de problèmes SMR seront vos conducteurs les moins fiables et les plus à risque, ceux qui feront perdre du temps et de l’argent à l’entreprise.

Alors répartissez la charge de travail, mais que cela ne serve pas d’excuse à vos employés pour fuir leurs responsabilités.

5.Consignez, gérez et mesurez

En consignant toutes vos dépenses SMR, vous serez en mesure de dégager des tendances, de comparer les prix et d’identifier les fournisseurs, véhicules et conducteurs à problème… pour, à terme, voir vos dépenses baisser et votre productivité grimper.

Ça peut sembler intimidant au départ, mais vous n’êtes pas seuls.

La technologie et les entreprises de gestion de flotte sont là pour vous épauler, en signalant les anomalies ; en utilisant les données pour garantir que vos dépenses ne sont pas excessives ; en soulignant les exceptions relatives à votre flotte ; et en vérifiant que tous les enregistrements et les bilans ont été effectués par les personnes compétentes.

Une fois que vous aurez une vision complète et disposerez de toutes les données relatives à votre flotte, il ne vous sera plus nécessaire de tout surveiller. Ces systèmes de maintenance de la flotte vous avertiront en cas d’événement inhabituel – et c’est sur ces événements et achats qu’il convient de vous concentrer, tandis que les activités habituelles et planifiées suivent leur cours.