Von Daten zum internen Management und zur Finanzverwaltung bis hin zu Informationen zu externen Leistungen, Ersatzteilen und Treibstofflieferanten: Sie arbeiten beim Flottenmanagement höchst wahrscheinlich mit einem breiten Spektrum an unterschiedlichsten Informationen.


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Dank der technischen Fortschritte dürften Sie dabei mehr Daten über Ihre Flotte und Aktiva zur Verfügung haben als je zuvor.

Wenn Sie in der Lage sind, diese Daten effektiv zusammenzuführen und auszuwerten, dann kann das ein unglaublich nützliches Werkzeug sein. Denn wenn Sie mit Ihren Aktiva rundum vertraut sind, können Sie fundiert optimale Entscheidungen treffen und auf dieser Grundlage vielfältige betriebliche Verbesserungen vornehmen.

In diesem Blog:
Wie das Datenmanagement der Fahrzeugflotte nutzt
Welche Daten brauchen Sie?
Datenflut: ein verbreitetes Problem
Daten managen

 

Wie das Datenmanagement der Fahrzeugflotte nutz

Lassen Sie uns zum Auftakt sehen, warum flottenbezogenes Datenmanagement so nützlich ist, wenn Sie Ihren Betrieb effizient gestalten wollen.

Das Einholen geeigneter Informationen und deren Analyse für das Benchmarking und um Verbesserungen vorzunehmen ist für jede Flotte ungemein nützlich.

Es kann Ihnen ein konstruktives Bild davon verschaffen, welche Rolle Ihre Fahrzeuge, Ausrüstung oder sonstigen Aktiva und Mitarbeiter im Betrieb spielen. Darüber hinaus kommen Sie Ineffizienzen auf die Spur und schaffen sich eine bessere Entscheidungsgrundlage.

Datenmanagement und Analyse sind eine wichtige Aufgabe für jedes operative Geschäft, das Folgendes erreichen will:

Besserer Einsatz der Fahrzeuge: Präzises Echtzeit-Wissen darüber, welche Fahrzeuge Sie in Ihrer Flotte haben (und wie sie zugewiesen, benutzt und stillgelegt werden), kann zu Ihrer Garantie für eine fortgesetzte Optimierung der Fahrzeugnutzung werden

Besserer Überblick über die Fahrer und ihr Profil: Informationen zu Ihren Fahrern können Ihnen dabei helfen, Schulungs- und Risikoprofile auszuarbeiten, was zum Beispiel die Unfallzahlen und damit die Versicherungsprämien senken kann

Besseres Ersatzteilmanagement: Wenn Sie Ihre Ersatzteile und Lagerbestände kennen, können Sie Überbevorratung vermeiden, die Produktivität von Personal und Werkstätten steigern und die Ausfallzeiten reduzieren

Weniger Treibstoffverbrauch und Emissionen: Detaillierte Informationen zu Treibstoffkosten, Einkauf und Verbrauch sowie Emissionen können nützlich sein, wenn das Leistungsverhalten zu analysieren und die Einhaltung von Gesetzen oder Vorgaben zu gewährleisten ist

Wartungs- und ReparaturtätigkeitenAnhand von Informationen zu Reparaturzeiten und zur Werkstattproduktivität können Sie feststellen, wie gut Ihr Wartungs- und Reparaturbetrieb geführt wird – und wo Sie mit Verbesserungen ansetzen können. Eine gute Führung der Wartungsabteilung kann von großem Nutzen sein, um zum Beispiel die Kosten und Ausfallzeiten zu reduzieren

Und noch vieles, vieles mehr.

 

Welche Daten brauchen Sie?

Es gibt im Zusammenhang mit Fuhrparks und Fahrzeugflotten ein breites Spektrum von Informationen, die sich für Sie als nützlich erweisen können, und diese Informationen werden sehr wahrscheinlich sowohl intern in Ihrem Unternehmen (zum Beispiel über Arbeitskarten oder Dienstpläne) als auch extern (zum Beispiel per GPS oder durch Telematik-Systeme) generiert.

Die folgende Tabelle zeigt viele der Typen von Informationen, die Sie beim Management Ihrer Firmenfahrzeuge in Betracht ziehen können:

Kategorie Zu verwaltender Bereich In Betracht zu ziehende Informationen …
Fahrzeuge Auswahl Fahrzeugfabrikat, Modell, Kapazität, Treibstofftyp, Steuern und Zölle, Motortyp/Schaltung, Steuern und Incentives, Fahreranforderungen, „Extras“ wie Alufelgen oder Innenausstattung, Firmenpolitik, Firmenimage, Gesamtbetriebskosten (TCO)
Bestellwesen Tägliches Anmieten/Leasing/Kauf, Anbieter, Garantien, Mengenrabatte/spezifischer Kundendienst
Finanzierung Budgets, Zahlungsmethoden, Betriebskosten, Incentives, Kosten, Gebühren
Zuweisung Gehaltsgruppen, Angestelltenverträge, Firmenwagen, Gehaltsverzicht, geschäftlich genutzte Privatfahrzeuge, erwartete Fahrzeugnutzung, Kilometerstand
Benutzung Routenplanung, Tagesplanung, Car-Sharing, Car-Pooling, Optionen Straßen- und Pannendienst
Stilllegung Neuzuweisung, Abschreibung, Verkaufskanäle
Treibstoff: Einkauf/Kosten Treibstoffpreise, Einkaufsoptionen (etwa Tankkarten, Vorratshaltung) Wechselkursschwankungen, Wechselkurse
Verbrauch Tatsächlicher Kilometerverbrauch, angegebener Kilometerverbrauch, Fahrerverhalten, Treibstoffbetrug
Emissionen Kilometerverbrauch, Gesetzgebung, Anreize (bestehende und zukünftige)
Wartung: Wartungsplanung TÜV, Instandhaltung, uneingeplante Reparaturen, Planung, In-house und Outsourcing
Compliance Fehlerhafte Berichte und Verwaltungsfehler, Prüfpfade, Alertdienste, tägliche Fahrerprüfungen, Garantien
Produktivität Dienstpläne, Arbeitskarten, Planung
Lagerhaltung und Ersatzteile Verfügbarkeit, Vorhalten angemessener Lagerbestände, Bestellwesen, Rechnungswesen, Lieferung, Zuweisung, Garantien
Fahrer und Bediener Fehlverhalten Unbefugte Fahrzeugnutzung, Treibstoffbetrug, überhöhte Geschwindigkeit, telefonieren am Steuer und andere Verkehrsvergehen
Fahrerrisiken Gesundheitsuntersuchungen, Fahrergeschichte, Fahr- und Leistungsverhalten, gefahrene Kilometer, Verkehrsvergehen, Schulungen und Qualifikation, Prüfen der Fahrerlaubnis, Risikoanalyse
Unfälle und Vorfälle Fahrzeugzustand, Fahrzeuggeschichte, Schadensfallbelege, Anwaltskosten, Versicherung, Geschwindigkeitsüberschreitungen, Prämien, Ersatzfahrzeugoptionen (etwa Courtesy-Wagen), Fahrzeugausfallzeit, Personalausfälle, Reparaturoptionen
Bußgelder Falschpark-Strafzettel, Mautgebühren
Arbeitsplanung Praxisbezogene Kommunikation

 

Die Treibstoffkosten machen rund ein Drittel der durchschnittlichen Ausgaben für die Fahrzeugflotte aus und da lassen sich bedeutende Kosteneinsparungen erzielen, wenn man das ganze Potential zur Senkung des Treibstoffverbrauchs nutzt.

 

Arbeitsüberlastung und Datenflut: ein verbreitetes Problem

Sie sehen schon, es sind viele Dinge zu beachten. Zwar steckt in der Entwicklung immer neuer Fahrzeugtechnologien und in der Verfügbarkeit von „Big Data“ ein großes Potential zur Verbesserung Ihres Betriebs, doch bei den riesigen verfügbaren Informationsmengen hat man oft das Gefühl, vor nicht zu bewältigenden Bergen zu stehen.

Am Ende kommt Ihnen die Arbeit sogar noch schwieriger vor, wenn die Daten im Betriebsablauf nicht wirklich verstanden und streng kontrolliert werden – und das sorgt für gestresste Mitarbeiter, kostspielige Fehler und unnötige Ausgaben.

Aktuelle Studien zeigen, dass vier von fünf Entscheidungsträgern aus der Wirtschaft berufliche Aufgaben außerhalb ihrer Arbeitszeit erledigen, um ihr Arbeitspensum zu schaffen. 88% der Befragten geben an, Verwaltungsaufgaben würden ihnen Stress verursachen.

Man muss unbedingt bedenken, dass die Verfügbarkeit großer Datenmengen noch nicht bedeutet, dass man sie alle auswerten muss. Manche Punkte sind vielleicht einfach irrelevant für das Erreichen Ihrer Ziele.

Die beste Taktik zur Gewährleistung von Effizienz besteht darin, ein wirksames Verfahren einzurichten, um die Daten zu sammeln, verwalten und analysieren, die konkret für die Verwaltung Ihres Fuhrparkbetriebs nützlich sind.

 

Management von Flottendaten

Mit Blick auf das Management Ihrer Fahrzeugflottendaten möchten wir Ihnen drei wichtige und hilfreiche Schritte vorschlagen:

1. Stellen Sie fest, welche Daten Ihnen zur Verfügung stehen: Die Daten sollten in Tabellen oder bestehenden Flottenmanagementsystemen gespeichert sein. Auch Daten aus anderen Softwaresystemen wie etwa Ihr GPS- oder Telematik-System, Betanksysteme, Buchhaltungssoftware oder -dienste oder Ersatzteillieferanten können genutzt werden. Sie können unter Umständen sogar Informationen aus technischen Fahrzeugdatenbanken oder Datenbanken zu Fahrerlaubnissen auslesen.

Es ist wichtig zu gewährleisten, dass alle Ihre bestehenden Daten effektiv und effizient genutzt werden – und in dieser Hinsicht besteht der erste Schritt darin, die vorhandenen und verfügbaren Daten genau zu kennen und zu wissen, wie Sie schnell, einfach und kosteneffizient auf sie zugreifen können.

2. Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Daten zur Optimierung des Betriebs nutzen können: Nun gilt es zu verstehen, welche Daten Ihnen nützlich sein können. Wir empfehlen, dass Sie am besten bei Ihren zentralen Bedürfnissen beginnen (mit jenen Bereichen also, in denen ein wirkungsvolles Datenmanagement für Ihr Geschäft entscheidende Bedeutung haben kann).

Eine nützliche Strategie ist das Identifizieren Ihrer Problempunkte, für die Sie dann Lösungen ausarbeiten: Stellen Sie sich dazu Fragen wie „Welches sind die höchsten Kostenkategorien meiner Flotte?“ oder „Welche Fahrzeuge, Systeme oder Komponenten werden am häufigsten verwendet?“. So machen Sie Bereiche aus, auf die Sie sich konzentrieren können. Überlegen Sie nun, welche Daten Ihnen für Benchmarking und betriebliche Verbesserungen nützlich sein können.

Wenn Ihnen zum Beispiel die Treibstoffkosten Sorgen bereiten, kann Ihnen das Sammeln und Auswerte von Telematik-Daten dabei helfen, Fahrer auszumachen, die zu scharfem Bremsen, flottem Beschleunigen und schnellem Fahren neigen. Wenn Sie auf solche Verhaltensweisen Einfluss nehmen und sie überwachen, können Sie damit durchaus gute Ergebnisse erzielen.

3. Verstehen Ihrer Daten: Zeit ist Geld. Deshalb ist es wichtig, schnell auf Ihre Daten zugreifen und sie ebenso schnell interpretieren zu können. Anstatt ein Flottenmanagementsystem zu benutzen, bei dem Sie die benötigten Daten etwa aus Tabellen oder Archiven auf Papier zusammensuchen müssen, sollten Sie ein System wählen, dass Ihnen einfachen und zentralen Zugang zu allen Daten gewährt und mit dem Sie per Knopfdruck Vergleiche und Berichte erstellen können, anhand derer Sie verstehen, was in Ihrer Flotte vor sich geht – und was sich verbessern lässt.

Mit diesem Prozess schaffen Sie sich eine solide Grundlage für ein fundiertes Verständnis Ihrer verfügbaren Daten, Ihres tatsächlichen Datenbedarfs und der Art und Weise, wie Sie Ihre Daten am effizientesten nutzen können, um positive Veränderungen zu bewirken.