Que vos données soient issues de vos système internes (en interne aux informations financières, ressource humaines…) ou des systèmes externes de vos fournisseurs (loueurs, pétroliers, entretien, pièces…) en passant par les services externes, les pièces et les fournisseurs de carburant, vous manipulez sans doute une grande quantité de donnée’informations différentes dans le cadre de votre poste de responsable de flotte .


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Compte tenu des avancées technologiques actuelles, ces données sont plus nombreuses que jamais.

Un outil permettant de rassembler et d’analyser ces données de façon efficace serait pour vous très utile. En effet, la connaissance approfondie de vos actifs vous aidera à en tirer les meilleurs bénéfices et à prendre les bonnes décisions pour mener à bien l’ensemble de vos activités.

Dans ce blog :
En quoi une gestion efficace des données est-elle utile pour la gestion de flotte ?
Quelles sont les données dont j’ai besoin ?
Surcharge de données : un problème courant
Gérer les données

 

En quoi une gestion efficace des données est-elle utile pour la gestion de flotte ?

Pour commencer, nous allons vous expliquer pourquoi la gestion des données est si utile pour vous aider à gérer au mieux vos activités.

Le fait de rassembler les informations appropriées et de les analyser à des fins de comparaison et d’amélioration de la qualité est une pratique extrêmement utile pour la gestion de tout type de flotte.

Cette pratique peut vous permettre de bénéficier d’une visibilité accrue de votre gestion des véhicules, équipements et autres actifs ainsi que de vos employés. Mais elle peut également vous permettre d’identifier les failles et de prendre les bonnes décisions dans le but d’améliorer votre gestion.

La gestion et l’analyse des données sont primordiales pour atteindre tous vos objectifs :

Une meilleure utilisation des véhicules : Le fait d’avoir une connaissance précise en temps réel des véhicules de votre flotte (par exemple concernant la façon dont ils sont attribués, utilisés et cédés) peut vous aider à en améliorer la gestion

Une meilleure supervision des conducteurs grâce à la création de profils : les informations dont vous disposez concernant vos conducteurs peuvent vous aider à créer des profils en matière de risques et de formation afin de réduire les accidents et les primes d’assurance

Une meilleure gestion des pièces : une bonne connaissance de votre stock de pièces peut vous aider à éviter les situations de surstock, à améliorer la productivité de vos employés et ateliers, et à réduire les temps d’immobilisation

Une réduction de votre consommation de carburant et de vos émissions de gaz à effets de serre : Le détail de vos frais de carburant et autres achats, consommations et émissions peut vous être utile pour analyser vos performances et vous assurer que vous êtes en conformité avec la loi et les réglementations en tout genre

Une meilleure gestion de la maintenance et des réparations : Les informations telles que les temps de réparation et la productivité d’un atelier peuvent vous aider à évaluer le niveau d’efficacité de vos opérations de maintenance et de réparation et à en améliorer la gestion. Un service de maintenance bien géré peut vous apporter de nombreux bénéfices, tels que la réduction des coûts et des temps d’immobilisation.

Et ce n’est qu’un début…

 

Quelles sont les données dont j’ai besoin ?

De nombreux types de données peuvent vous êtes utiles et ces données peuvent être générées en interne (ex. : cartes carburant ou plan d’entretien) ainsi qu’en externe (ex. : GPS et autres systèmes de télématique).

Le tableau suivant répertorie de nombreux types d’information à prendre en compte pour la gestion de vos véhicules :

Catégorie Domaine de gestion Informations à prendre en compte …
Véhicules : Sélection Marque, modèle, capacité, type de carburant, impôts et taxes, type de moteur/transmission, frais et avantages, demandes du conducteur, « extra » tels que des jantes alliage ou un intérieur cuir, politique de l’entreprise, image de marque, TCO (coût total de possession)
Gestion des commandes Locations à la journée/leasing/achats, fournisseurs, garanties, remises de fin d’année/assistance spécifique
Financement Budgets, modes de paiement, frais généraux, avantages, charges
Attribution Grades des employés, contrats des employés, véhicules d’entreprise, package salarial incluant un véhicule de fonction, durée d’utilisation prévue, kilométrage
Utilisation Planification des itinéraires et des trajets, partage de voiture, covoiturage, services de dépannage
Cession Réattribution, amortissement, canaux de vente
Carburant : Achats/dépenses Prix du carburant, modes d’achat (ex. : cartes de carburant, pompes internes), fluctuations du cours des devises, taux de change
Consommation Rendement réel, rendement annoncé, comportement du conducteur, fraude au carburant
Émissions Rendement, législation, avantages (actuels et futurs)
Maintenance : Planification du travail Contrôle technique, entretien, réparations non planifiées, planification, services en interne/externalisation
Conformité Rapports d’inspection et gestion des anomalies, pistes d’audit, alertes, contrôle quotidien des conducteurs, garanties
Productivité Listes de personnel, cartes de mobilité, planification
Stocks et pièces Disponibilité, approvisionnement équilibré du stock, approvisionnement en pièces, commandes, facturation, livraison, attribution, garanties
Conducteurs et opérateurs Mauvais comportement Utilisation non autorisée du véhicule, fraude au carburant, non-respect des limitations de vitesse, usage du téléphone mobile au volant et autres infractions
Risques relatifs aux conducteurs Bilans de santé, historique des conducteurs, comportement au volant et performances, kilométrage, infractions, formation et qualifications, vérifications des permis de conduire, analyse des risques
Accidents et incidents État et historique des véhicules, documents de réclamation, frais juridiques, assurance, excès, primes, options de remplacement de véhicule (ex. : voiture de courtoisie), temps d’immobilisation des véhicules, absentéisme des employés, options de réparation
Amendes Amendes de stationnement, péages
Planification du travail Communication sur le terrain

 

Les frais de carburant atteignant environ un tiers des dépenses liées à la flotte, la réduction de la consommation peut permettre de réaliser des économies significatives.

 

Dépassé par une montagne de données ? Un problème récurrent chez les responsables de flotte

Comme pouvez le constater, il existe une multitude de paramètres à prendre en compte. Bien sûr, les dernières avancées en matière de technologie automobile et de « big data » offrent d’innombrables possibilités d’optimisation de l’activité, mais l’énorme quantité d’informations disponibles peut parfois vous donner l’impression de vous noyer dans un océan de données.

Le fait de ne pas comprendre ni contrôler ces données de façon efficace ne fait qu’alourdir la charge de travail et peut avoir des conséquences néfastes telles que le stress des employés, des erreurs coûteuses et des dépenses inutiles.

D’après une étude récente, 4 décideurs sur 5 ont dû travailler au-delà de leurs horaires de bureau afin de pouvoir absorber leur charge de travail, et 88 % d’entre eux ont déclaré que les tâches administratives généraient pour eux un stress inutile.

Ce n’est pas parce que vous disposez d’une quantité importante de données que vous êtes obligé de toutes les exploiter. Certaines informations ne sont peut-être tout simplement pas utiles pour vous aider à atteindre vos objectifs.

La meilleure stratégie pour atteindre un haut niveau d’efficacité est de mettre en place des processus efficaces pour rassembler, gérer et analyser les données utiles pour la gestion de votre flotte et de ses besoins particuliers.

 

Gérer des données de flotte

En matière de gestion des données de flotte, il y a 3 étapes importantes à respecter :

1. Évaluer les données disponibles : Elles peuvent figurer dans des feuilles de calcul ou des systèmes de gestion de flotte existants. Elles peuvent également être récupérées via des logiciels tels que des GPS ou autres systèmes de télématique, des systèmes d’alimentation, des logiciels ou services de comptabilité ou encore des fournisseurs de pièces ou de comptes. Vous pourriez même récupérer des informations dans des bases de données de spécifications des véhicules ou de permis.

Il est très important de vous assurer que toutes les données dont vous disposez déjà sont utilisées de façon efficace ; la première étape est donc de définir de façon précise le type de données dont vous disposez et la façon dont vous pouvez les récupérer le plus facilement et à moindre coût.

2. Déterminer en quoi ces données vont vous aider à optimiser votre activité : Pour bien comprendre quelles sont les données qui vous seront vraiment utiles, nous vous conseillons de vos concentrer en premier lieu sur vos besoins essentiels (les domaines dans lesquels la bonne gestion des données peut être cruciale pour votre activité).

Une des stratégies consiste à identifier les points qui posent problème pour ensuite trouver des solutions : Posez-vous des questions telles que « Quels sont les postes de dépenses les plus importants concernant ma flotte ? » Ou encore « Quels sont les systèmes ou composants que j’utilise le plus ? » afin d’identifier les domaines à aborder en priorité. Essayez ensuite de déterminer quelles sont les données qui pourraient être utiles à des fins de comparaison et d’amélioration.

Par exemple, si vos dépenses de carburant vous inquiètent, la consolidation et l’analyse des données télématiques pourraient vous aider à identifier les conducteurs ayant tendance à freiner ou accélérer brusquement, ou à rouler trop vite. Le fait de contrôler ces données et de prendre des mesures suite à ce type de comportement pourrait vous permettre d’en tirer des bénéfices non négligeables.

3. Comprendre vos données : Le temps c’est de l’argent, c’est pourquoi il est important de pouvoir accéder rapidement à vos données et d’être capable de les interpréter rapidement. Au lieu d’utiliser un système de gestion de flotte qui vous force à sans cesse chercher les données, par exemple dans une série de feuilles de calcul ou dans des registres papier, choisissez un système qui vous permet d’accéder facilement à toutes vos données depuis une seule et même interface, et d’effectuer des comparaisons et générer des rapports vous offrant une meilleure compréhension de l’utilisation de votre flotte et des améliorations possibles.

Ainsi, vous serez en bonne voie pour acquérir une connaissance solide de vos données, identifier les plus utiles et déterminer la façon de les utiliser le plus efficacement possible pour en tirer le meilleur parti.