Les défis de la gestion de parc automobile sous Excel

Peut-on gérer un parc automobile en utilisant uniquement des feuilles de calculs ? Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel plutôt qu’Excel ? Comment faire la transition ?


On pense souvent que les utilisateurs de logiciel de gestion de flotte spécifiques sont des grands parcs, qui gèrent des centaines voire même des milliers d’actifs alors que les plus petits se contenteraient d’une méthode de gestion plus traditionnelle telle qu’Excel pour enregistrer ses données et créer des rapports. Ce n’est pourtant pas forcément le cas.

Un nombre surprenant de grands parcs auto continuent de gérer leurs opérations en s’appuyant uniquement sur des feuilles de calculs.

On se demande souvent pourquoi changer un système qui fonctionne ? On entend aussi souvent dire « On a toujours fait comme ça » ce qui entraine souvent une résistance au changement. Les managers de petites flottes, de 10 véhicules environ, ont peut-être raison de penser que les coûts dépasseraient les avantages, mais, les gestionnaires d’un nombre conséquent d’actifs eux, passent probablement à côté de ces nombreux avantages. L’utilisation de feuilles de calculs a des limites qui pourrait potentiellement mettre leur flotte en péril tant sur le plan opérationnel que financier.

Gestion de parc automobile sous Excel

L’utilisation de feuilles de calculs comme outil de gestion reste le choix prédominant des gestionnaires, quelque soit la taille de la flotte.

La gestion de parc automobile sous Excel a en effet des avantages :

Faible coût d’implémentation
Création et gestion facile avec des connaissances basiques
Bonne connaissance générale de son utilisation par les employés
Relativement facile d’y importer des données

Mais on ne peut pas le nier, il y a également de nombreuses limites à son utilisation. En voici quelques-unes :

Fonctionnalités et reporting limité
Enregistrement réactif plutôt que proactif
Des retards dans la saisie des données peuvent entraîner la diffusion d’informations passées de date pour la prise de décision et la production de rapports.
Risque accru d’inexactitude des données en raison d’erreurs de saisie, d’écriture illisible et de documents manquants ou incomplets.
Tendance pour les feuilles de calcul à être conçues et créées en interne, ce qui peut limiter les fonctions de reporting.
Capacité limitée d’intégration avec des fournisseurs et des services externes.
Nécessite plus de temps pour saisir, numériser et classer manuellement les formulaires papier.
Temps d’administration supplémentaire pour mener à bien des processus tels que la vérification du permis de conduire.

Pourquoi utiliser un logiciel plutôt que des feuilles de calculs ? Quels sont ses avantages ?  

Les logiciels de gestion de flotte gèrent tous les aspects d’une flotte de l’achat à la restitution. Certains logiciels ne gèrent pas uniquement les véhicules mais tous les actifs d’une entreprise y compris les remorques, les machines et les conteneurs.

Des logiciels spécialisés permettent de regrouper toutes les informations relatives à une flotte dans un seul système centralisé.

Cela peut inclure :

Véhicules, actifs et équipement
Enregistrez, allouez et gérez tous les véhicules ou actifs de vos opérations
Carburant et émissions
Gérez les transactions et dépenses de carburant de votre flotte. Utilisez des outils pour identifier le meilleur carburant afin de limiter vos coûts et émissions
Conducteurs
Améliorez la visibilité et la gestion des données de vos conducteurs pour réduire le risque et assurer la conformité
Maintenance
Réduisez les temps d’immobilisations additionnels, suivez les disponibilités des véhicules et gérez leurs coûts.
Conformité
Assurez-vous que les documents essentiels sont bien remplis et stockés à des fins d’audit en temps réel
Accidents
Gestion et suivi de accidents pour réduire le risque

Ces systèmes peuvent s’intégrer à ceux de vos collaborateurs comme vos fournisseurs ou service de comptabilité, pour gérer des tâches comme les commandes, la gestion des factures et des paiements. De nombreux processus et procédures de reporting peuvent être automatisés, ce qui réduit les tâches administratives et augmente l’efficacité opérationnelle.

Les capacités du système vont bien au-delà des feuilles de calcul pour permettre de respecter les procédures de conformité et de gérer les risques, tels que l’identification des mauvais comportements de conduite ou la réduction des temps d’immobilisations. Des structures de compte rendu de flotte avancées, associées à la possibilité de s’intégrer aux organes directeurs et aux autorités telles que le SIV pour la gestion des cartes grises, ainsi que l’ANTAI pour la gestion des amendes, permettent une gestion des opérations entièrement conforme et légale.

Choisir un logiciel de gestion de flotte – que prendre en compte ? que faut-il savoir ?

Vous avez donc pris la décision d’utiliser un logiciel de gestion de flotte mais vous ne savez pas par où commencer ? Ce n’est pas surprenant ! Choisir un éditeur de logiciel de gestion de flotte peut-être un champ de mines, surtout qu’un vaste choix s’offre à vous.

Consultez notre guide gratuit ci-dessous :

fleet buyers guide

Comment choisir le meilleur logiciel pour votre flotte ? Quelque soit le logiciel que vous choisirez, ses fonctionnalités et ses performances doivent être optimales.

Par où commencer ?  

Un bon début serait d’établir une liste de vos attentes et vos besoins.

Voici quelques points à considérer pour éclairer votre choix :

Taille et portée d’un système y compris son adaptabilité
Avez-vous besoin d’un système d’entrée de gamme comprenant uniquement les modules clés comme FleetWave Core ou une solution sur-mesure et complète ?
Facilité d’utilisation
Formations et méthode d’enseignement utilisée
Vérifiez d’abord si l’éditeur propose une formation au logiciel. Puis, renseignez-vous s’il s’agit de formation en face à face, d’une formation en ligne, de vidéos, manuels ou guides d’utilisation.
Possibilité de gérer les intégrations
De quel système avez-vous besoin ? Ressources humaines, finances ?
Service après-vente
Quelles en sont ses spécificités, répond-il à vos besoins ? Vérifiez les heures de disponibilité du support et indiquez si cela répond aux besoins de votre entreprise en cas de problème.

Effectuer des recherches peut s’avérer très utile pour définir au préalable les fournisseurs de systèmes les mieux adaptés à votre entreprise. Les sites de comparaison sont un autre point de référence utile, car une grande partie de ce travail a déjà été effectuée pour vous. Ces sites fournissent également des tableaux utiles énumérant les principales caractéristiques permettant de sélectionner rapidement les fournisseurs appropriés.

Recherchez un fournisseur qui met à jour et améliore régulièrement ses systèmes en plus de répondre aux besoins les plus récents du secteur. S’il n’y répond pas, votre système risque d’être bientôt obsolète et vous manquerez les rapports essentiels nécessaires pour vous aider à gérer une opération entièrement conforme. L’évolution de la législation, les développements de produits et les meilleures pratiques commerciales peuvent rapidement avoir une incidence sur l’adéquation de votre système.

Une fois que vous avez votre liste de fournisseurs potentiels, demandez une démonstration de leurs systèmes pour avoir une idée de son fonctionnement, savoir à quoi il ressemble, s’il est facile d’utilisation et s’il répond bien à vos besoins.

Le passage des feuilles de calcul à un logiciel de gestion de flotte est-il difficile ? 

La migration des feuilles de calcul vers un progiciel peut s’avérer une tâche ardue, mais en faisant appel à un fournisseur bien établi, des chefs de projet spécialisés et des experts en logiciels sont à votre disposition pour gérer les processus.

Une fois que vos informations ont été importées dans un système, vous récolterez bientôt les fruits du logiciel de gestion de flotte, notamment une réduction des tâches administratives, une meilleure visibilité améliorée sur l’ensemble du parc et un système de reporting intelligent pour vous aider à générer des gains d’efficacité et des économies sur votre investissement.

Recherchez un fournisseur qui investit également dans le développement de produits en continu. Le secteur de la gestion de flotte évolue constamment avec l’entrée en vigueur de nouvelles lois et réglementations qui peuvent avoir une incidence sur votre système et sur ce que vous devez faire. Il n’y a rien de pire que d’acheter un logiciel et de découvrir en peu de temps qu’il est obsolète.