Apprenez comment identifier Si vos employés pratique le vol de carburant
Que devez-vous savoir sur la fraude et le vol de carburant ?
La gestion de vos dépenses en carburant peut s’avérer complexe, d’autant plus si vous prenez en considération les risques et les conséquences qu’engendre la fraude et le vol de carburant.
Malheureusement, le vol de carburant par les salariés fait partie du quotidien de la plupart des flottes, non sans impact sur leurs finances : il est donc essentiel que vous mettiez en place des moyens capables de la détecter, lorsque celle-ci survient. Par exemple, demandez-vous si :
- Le kilométrage communiqué par le chauffeur correspond bien à ce qu’indique le compteur kilométrique ?
- La quantité de carburant indiquée sur le reçu n’excède pas la capacité maximale du réservoir du véhicule ?
- Le type de carburant acheté par le conducteur est bien approprié ?
- La consommation du véhicule (en l/100 km) est-elle supérieure à la moyenne ?
Si les questions ci-dessus donnent lieu à des incohérences et que les chiffres vous semblent inexacts, il est possible que vous soyez victime de fraude au carburant.
DÉLITS ORDINAIRES
La fraude et le vol carburant se présentent sous des formes et tailles diverses : pour les empêcher de ternir votre activité, il est important de comprendre leurs multiplicités et les manières dont celles-ci se manifestent.
Consommation insidieuse :
Elle fait référence au gonflement des données kilométriques lors des procédures de remboursement des frais de carburant, et constitue l’une des formes de fraude au carburant les plus fréquentes.
Tromperie :
Celle-ci concerne les nombreuses actions frauduleuses relatives à l’alimentation en carburant, parmi lesquelles le remplissage de véhicules non approuvés, le surravitaillement et le « ravitaillement secondaire », lorsque le conducteur verse du carburant dans un autre conteneur pour son usage personnel, tout en facturant la société.
Fraude à la carte de carburant :
Une forme de fraude de plus en plus courante, qui fait référence au gonflement des transactions par carte de carburant, au partage des cartes et à l’autorisation de multiples achats à la pompe.
Fraude au type de carburant :
Celle-ci correspond simplement à l’achat du mauvais type de carburant, qui indique ainsi que l’achat a été effectué pour un véhicule non autorisé.
Siphonnage de carburant :
Celle-ci survient lorsque du carburant est extrait du réservoir d’un véhicule, pour un usage personnel. Parfois, le conducteur pourra aussi rapprovisionner son propre véhicule approuvé.
Comme vous pouvez le constater, le vol de carburant en entreprise revêt des formes multiples. En revanche, les activités suspectes ne pourront être détectées que si les reçus sont confrontés aux spécifications du véhicule.
D’après une étude sur les « cas de fraude » menée à bien par Shell, 93 % des responsables de flotte pensent que certains de leurs chauffeurs sont impliqués dans des activités frauduleuses, et plus d’un quart des conducteurs ont reconnu avoir été les témoins de tels agissements dans le cadre de leur travail.
LA PRÉVENTION EST-ELLE POSSIBLE ?
Disons-le simplement : oui ! Il existe de nombreux moyens pour lutter contre la fraude. Cependant, certaines méthodes peuvent se montrer chronophages, notamment lorsqu’elles s’appuient sur des procédures manuelles, et n’immuniseront pas non plus totalement votre entreprise.
Parmi les actions préventives pouvant être mises en place, on retrouve :
- L’attribution de cartes de carburant et de codes PIN
- Dans un premier temps, l’attribution de cartes de carburant vous permet de mieux contrôler l’achat de carburant, mais il peut être également judicieux de demander aux chauffeurs de saisir un numéro d’identification personnel au moment de l’utilisation.
- Les chauffeurs auront ainsi plus de mal à échanger leurs cartes de carburant, et les contrôles antifraude réalisés sur le logiciel de gestion de carburant seront plus simples à mettre en œuvre.
- Mise en place de limites de consommation
- Pour de nombreuses cartes de carburant, la fonction de prépaiement contraindra les chauffeurs à se ravitailler jusqu’à une certaine quantité.
- Contrôle des fréquences de ravitaillement
Avez-vous constaté que l’un de vos chauffeurs s’arrêtait à plusieurs reprises sur un même itinéraire ou dans une même journée ? Si oui, il est possible qu’il procède à une « double-facturation ». Vous détecterez ce type d’activité en contrôlant régulièrement la fréquence du ravitaillement.
Procéder à des contre-vérifications manuellement
Il est important d’éplucher l’ensemble des reçus et relevés de compte au peigne fin, afin de s’assurer que les chauffeurs vous dressent un tableau complet de leur activité. Cette procédure manuelle peut en revanche s’avérer chronophage et sujette aux approximations.
Mettre l’accent sur les conséquences
Pour finir, il est nécessaire que vous indiquiez clairement à vos chauffeurs les conséquences auxquelles ils s’exposent, en cas d’actions frauduleuses. La fraude et le vol de carburant est un acte criminel, mais certains chauffeurs n’ont pas conscience de sa gravité.
SOLUTIONS AUTOMATISÉES
Les responsables de flotte auront du mal à venir à bout de la fraude et du vol de carburant, sans la mise en œuvre de contrôles de sécurité appropriés et de systèmes de reporting complets. Les procédures papier étant souvent sources d’erreur, ne permettent pas l’application de contrôles précis : les chauffeurs ayant tendance à oublier, mal écrire ou simplement mentir quant au nombre de kilomètres parcourus pour le compte de la société.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte permet d’automatiser la génération de rapports et l’analyse des achats de carburant, tout en mettant en évidence les incohérences relatives au carburant et en éradiquant les tâches administratives chronophages et sources d’erreur.
En ayant une vue d’ensemble sur l’utilisation du carburant dans votre flotte, vous parviendrez à éliminer de nombreux facteurs de fraude et de vol de carburant et, en vous appuyant sur certaines données et fonctionnalités analytiques, vous parviendrez à mieux contrôler vos dépenses.
OBSTACLES COMMERCIAUX
Une étude menée à bien par Shell indique que près de 65 % des responsables de flotte d’entreprise perçoivent la fraude au carburant comme une problématique majeure pour leur société, et près de 48 % d’entre eux pensent qu’il faudrait en faire plus pour prendre ce problème à bras-le-corps.
Il existe, en revanche, un ensemble d’obstacles courants qui empêchent les responsables de flotte de prendre les mesures nécessaires. L’étude démontre que…
- 37 % des responsables de flotte ne sont pas pleinement conscients des agissements de leurs chauffeurs
- 32 % manquent de temps pour enquêter sur les activités frauduleuses
- 30 % manquent de ressources financières
- 20 % n’ont pas les éléments clés à leur disposition pour identifier la fraude au carburant
- 19 % ne prennent pas cette menace au sérieux
D’après Shell, 48 % des responsables de flotte pensent que l’amélioration des pratiques visant à lutter contre la fraude et le vol de carburant permettrait de réduire les dépenses de 5 %. Le fait d’investir dans un logiciel de gestion vaut le temps et l’argent investi !
PROBLÉMATIQUES COURANTES
Voici deux des principales problématiques que vous rencontrerez, et la manière dont un logiciel de gestion de flotte et d’actif peut vous aider à résoudre le problème :
Approvisionner un véhicule hors flotte :
La fraude au carburant peut s’opérer lorsqu’un véhicule hors flotte est approvisionné, lors d’une transaction non autorisée. C’est aussi simple que d’utiliser la même pompe pour ravitailler deux véhicules disposés de part et d’autre de l’îlot pour pompes.
Le logiciel de gestion de flotte peut vous prévenir en cas de pratique frauduleuse, en identifiant un kilométrage précis, la taille du réservoir du véhicule, l’économie moyenne réalisée et la quantité de carburant achetée, afin de mettre le doigt sur de potentielles incohérences.
Gonflement du kilométrage parcouru
La fraude au carburant peut se manifester par le gonflement du kilométrage enregistré lors de l’utilisation d’un véhicule personnel ou à usage mixte.
Le logiciel de gestion de flotte peut être utilisé pour identifier cette pratique frauduleuse en comparant le kilométrage, que les chauffeurs sont censés enregistrer, avec des données télématiques obtenues à l’aide d’un GPS qui enregistre la date et l’heure au départ et l’arrivée de chaque trajet.
NE RETENEZ QUE LES FAITS :
Les dépenses en carburant comptent pour une grande partie des dépenses opérationnelles d’une flotte, et ce n’est qu’en permettant à votre société d’avoir un endroit où enregistrer et contrôler le kilométrage professionnel et individuel de vos collaborateurs que vous pourrez assurer le suivi de vos dépenses et éradiquer la fraude.
Le fait est que lorsqu’il est question de lutter contre la fraude au carburant, les procédures manuelles doivent être soigneusement évitées. Les systèmes de gestion de flottes dotés d’outils de reporting et d’analyse du carburant ne se contentent pas d’éliminer le fardeau administratif que représentent les classeurs ou le papier : ils permettent également d’automatiser les communications avec les chauffeurs et les responsables, sur des sujets tels que la capacité du réservoir, le surremplissage, l’utilisation du mauvais carburant, etc.
Sinon, des procédures semi-automatisées peuvent également être adoptées. Il est néanmoins d’importance capitale de sensibiliser vos chauffeurs à la fraude et le vol de carburant, afin de leur permettre de prendre de meilleures décisions.
