Gérer une flotte automobile… Serait-ce un travail pour vous ? 

Avoir une carrière de gestionnaire de flotte peut être stimulant, car il s’agit d’un métier exitant et plein de défis. Mais avoir la responsabilité de gérer une flotte entière dans un environnement fluctuant peut aussi être difficile et délicat.


Comment devient-on donc gestionnaire de flotte et quels sont les qualités nécessaires pour être efficace dans ce rôle ?

Ici, nous vous présentons tout d’abord différentes possibilités de parcours pour devenir gestionnaire de flotte, examinons ensuite les qualités les plus valorisées du métier et finalement, partageons avec vous cinq astuces pour vous aider dans votre succès.

Devenir gestionnaire de flotte automobile

Quand vous terminez vos études ou pensez à changer de carrière, le métier de gestionnaire de flotte automobile n’est pas nécessairement le premier à figurer sur votre liste. C’est en général un rôle dans lequel les gens atterrissent par hasard, plutôt qu’un rôle auquel ils aspirent à l’origine. Cependant, les gestionnaires de flotte les plus prospères ont souvent les mêmes qualités, celles-ci pourraient s’appliquer à vous et signifier que ce rôle est fait pour vous.

Bien qu’il n’y ait pas de parcours unique ou de compétences prédéfinies pour intégrer le milieu de la gestion de flotte, différentes formations à différents niveaux d´études sont disponibles pour accompagner la progression de votre carrière.

Les formations au niveau BAC ou CAP

Bien qu’il soit recommandé de viser un BAC+2 pour devenir de gestionnaire de flotte automobile, il est possible d’accéder à ce rôle avec uniquement un Baccalauréat technologique, professionnel ou CAP. Le chemin sera peut-être plus difficile, mais pas impossible.

Voici les différentes possibilités de formation au niveau BAC ou CAP :

Bac professionnel Maintenance des véhicules option A voitures particulières
Bac professionnel Maintenance de véhicules option B véhicules de transport routier
Bac professionnel Conducteur Transport routier de marchandise
Bac professionnel Transport
CAP Maintenance des véhicules option A voitures particulières
CAP Maintenance des véhicules option B véhicules de transport routier

Mais attention, pour mettre toutes les chances de votre côté, visez plutôt un niveau BAC+2, car c´est principalement ce que rechercherons les recruteurs.

Les formations au niveau BAC+2 ou plus

Il est impossible de faire une erreur en choisissant un parcours postbac plus long. Au contraire, c’est peut-être la voie la plus maligne à choisir, car favorisée par les recruteurs.

Les BTS Maintenance des véhicules option A voitures particulières et Maintenance des véhicules option B véhicules de transport routier font partie des formations les plus valorisées pour devenir gestionnaire de parc.

Mais il existe d’autres formations vous donnant accès au poste :

BTS Gestion des transports et logistique associée
DUT Génie Mécanique et Productique (DUT GMP)
BAC+2 Technicien(ne) supérieur(e) de maintenance industrielle
BAC+2 Technicien en maintenance des parcs de véhicules industriels
Licence pro Organisation, Management des services de l´automobile

De plus, de l’expérience dans la gestion de planning, une connaissance de la législation relative aux transports et des logiciels spécialisés sont un grand plus.

Les principaux employeurs de gestionnaire de flotte

De nombreuses structures ont recours à des gestionnaires de flotte et représentent ainsi de potentiels employeurs pour vous. Parmi eux, on retrouve par exemple les services publics et l’Armée, mais aussi les centres de contrôle technique automobile, les collectivités territoriales, les concessions automobiles, les entreprises de transport et de location de véhicules ainsi que certaines sociétés de service.

Les avantages du réseautage

Participer à des événements peut également vous ouvrir de nombreuses portes en élargissant votre réseau de connaissance dans l’industrie et en nouant de nouveaux contacts. N’hésitez pas à participer à des événements annuels tel que les rencontres Flotauto ou encore le Sommet Européen de la Flotte. Et qui sait, peut-être aurez-vous même la chance de rencontrer un membre de l’équipe de Chevin !

5 compétences nécessaires pour devenir gestionnaire de flotte

1. La capacité à être multitâche

C´est une fonction dans laquelle il faut être prêt à improviser : l’indisponibilité imprévue d’un véhicule, les disponibilités variant d’un chauffeur à l´autre, la gestion de couts et de budgets constamment remis en question… Tous ces éléments font partie des taches à gérer au quotidien. Il s’agit donc d’un métier qui peut être très dynamique, mais dans lequel il ne faut pas être indécis.

2. Garder les véhicules sur la route tout en gérant les coûts et les rendements

La plupart des services d’entreprise sont confrontés à des budgets serrés avec lesquels ils doivent travailler, et le service de gestion de flotte ne fait pas exception à la règle. Les coûts grimpent alors que les budgets sont réduits, il faut donc toujours trouver un équilibre entre offrir un service de qualité et effectuer le tout avec des coûts moindres.

3. La capacité à s’adapter aux changements

Dans le monde changeant de la flotte automobile, les gestionnaires de flotte doivent être capables de s’adapter aux changements, comme l’instauration de nouvelles technologies ou législations. C’est un processus continu de prise de conscience des évolutions, de compréhension de leur impact sur votre flotte et surtout de mise en œuvre de ce qu’elles impliquent de la meilleure façon possible.

4. Avoir d’excellentes compétences en communication

Il va sans dire que chaque changement, interne ou externe, qui affecte votre entreprise doit être communiqué aux agents de votre flotte. Choisir les meilleurs moyens de communications et s’assurer que les bons messages soient reçus est une compétence en soi. La façon de transmettre de nouvelles informations peut faire toute la différence en ce qui concerne l‘acceptation harmonieuse des changements auprès du personnel.

5. Inspirer et diriger une équipe

Les membres de votre équipe viendront souvent vers vous en attente de conseils et d’instructions, ainsi, il est essentiel que vous soyez un bon leader qui inspire la confiance. Les capacités à analyser des informations rapidement, résoudre des problèmes et décider de la bonne démarche à suivre sont donc des qualités cruciales dans ce rôle.

Vous vous êtes décidé à devenir gestionnaire de parc automobile après avoir pesé le pour et le contre – bienvenu à bord ! La question est maintenant, où faut-il commencer pour être un gestionnaire de flotte prospère ?

5 Astuces pour une gestion de flotte efficace

Cela peut sembler un peu intimidant à première vue, mais ces cinq astuces sont un très bon premier pas dans le processus pour devenir hautement efficace dans votre rôle de gestionnaire de flotte.

1. Ne noter que les informations importantes

Noter et enregistrer des informations vous donne la possibilité de mesurer et de contrôler la performance de votre flotte. Mais notez chaque détail et vous serez rapidement débordé ! Bien sûr, l’information permet l’étalonnage avec des performances passées et est un bon outil pour fixer des objectifs, mais en accumulant les données, vous haussez également la nécessité de gestion de celles-ci.

Collecter uniquement les informations essentielles pour pouvoir prendre des décisions documentées est le noyau de la gestion de la flotte. Cela inclut :

Acquisition : les détails de contrat d’acquisition ou de location de chaque véhicule.
Utilisation : l’heure, la date et la distance que les véhicules ont effectuée, y compris les kilométrages au compteur.
Carburant : les transactions de carburants, y compris les couts, le type de carburant, la quantité et la date.
Maintenance : les horaires des services, couts, pièces détachées, la main d´œuvre et le travail effectué.
Accidents : le conducteur, le véhicule, les dommages, les couts et la responsabilité civile.
Conformité : dates de contrôle ou de renouvellement, conditions et documentation.

Il n’est pas difficile d’oublier de collecter les informations basiques, mais il est aussi facile de collecter une grande quantité d’informations non-pertinentes. Cela dissipe non seulement des ressources de valeur, mais créé également du travail administratif inutile.

2. Mettre à jour votre politique pour conducteurs

La sécurité de vos conducteurs, consommateurs et autres usagers de la route devrait être au cœur de ce que vous faites. La grande partie des accidents étant causée par la distraction du conducteur, cela peut être une bonne opportunité pour contrôler les comportements au volant, mettre à jour les politiques et examiner les outils de formation pour conducteur de flotte (lien vers article en anglais) en place.

Il va sans dire que l’établissement de dispositifs de santé et de sécurité appropriés est une nécessité en termes de légalité et de conformité. Ceux-ci doivent être régulièrement contrôlés et mis à jour à des fins d’audit en cas d’accident. Du programme de maintenance au processus de signalement de véhicules défectueux en passant par le comportement des conducteurs, l’importance de la sécurité à travers la conformité doit être présente au sein de l´ensemble de l´entreprise.

La technologie permet d’assurer le respect des différentes règles et régulations. Elle peut, par exemple, donner la possibilité d´enregistrer quand et où les formulaires numériques d’inspection des véhicules ont été remplis, permettant ainsi les gestionnaires de flotte de pouvoir signaler facilement toute inspection n´ayant pas été effectuée au bon moment.

Les gestionnaires de flotte ont alors le devoir de travailler étroitement non seulement avec les ressources humaines, mais aussi avec les départements de santé et de sécurité pour pouvoir gérer les potentiels risques et développer des plans de formations adéquates. De plus, les décisions de l’entreprise se doivent d’être communiquées aux employés, pour que ces derniers puissent être conscients de leurs responsabilités et ainsi capables de minimiser le risque de sinistres, avant que ceux-ci ne se produisent réellement.

3. Garder un œil attentif sur les coûts

Il va de soi que surveiller tous les coûts de gestion de flotte de près enregistrement et surveillance (voire première astuce) est utile dans le contrôle des budgets. Les frais des véhicules, de la maintenance, du carburant, du personnel et autres s’accumulent et il est essentiel de chercher à faire des économies et d’éviter les pertes superflues. Soyez vigilant, les économies d’un département peuvent facilement être perdues par un autre.

Cherchez toujours des moyens d’économiser, comme par exemple en encourageant vos conducteurs à conduire plus intelligemment. Les conducteurs peuvent également contribuer aux économies en termes de carburant, notamment en évitant des accélérations soudaines suivies de freinages brusques ou en retirant du poids superflu du coffre de leur véhicule.

Tenez aussi compte des véhicules dans votre flotte : est-il temps de passer à un modèle plus économique et de basculer vers des types de carburants alternatifs ? La maintenance de véhicule peut également y jouer son rôle : saviez-vous qu’un pneu sous-gonflé peut augmenter la consommation de carburant jusqu’à 10% ?

4. Rejoindre une association de flottes ou participer à des événements annuels

Être activement engagé dans des organisations de l’industrie peut également être grandement bénéfique. Les associations et événements à l’intention des exploitants de flottes automobiles peuvent être des mines de renseignements, par exemple à propos des défis et questions touchant l’ensemble de l’industrie. Ces groupes offrent aussi l’opportunité d’échanger des idées et d’obtenir du soutien dans vos domaines de préoccupation. Cependant, une mise en garde s’impose : évitez les « associations » qui promeuvent fortement leurs propres intérêts commerciaux ou partenariats.

L’accent doit être mis sur le développement d’une profonde compréhension de l’industrie de flotte et sur le suivi de son évolution, ses actualités et ses idées, en résumé, tout ce qui pourrait influencer votre opération. Comprendre clairement les modifications législatives, par exemple, peut vous aider à vous préparer aux changements avant même qu’ils n’entrent en vigueur. De même, être attentif aux succès et échecs de votre propre flotte peut créer des occasions de partager vos meilleures pratiques – ou bien de souligner le comment et pourquoi du mauvais déroulement d’une opération, afin d’éviter que cela ne se reproduise.

5. Contrôler la répartition de vos ressources

Vérifier régulièrement vos véhicules, les conditions que ceux-ci doivent remplir pour être en règle et prêt à l’emploi ainsi que leur fonction dans la flotte. Un SUV avec une faible réserve de carburant est-il vraiment le meilleur choix pour des trajets longue distance, alors qu´un véhicule plus petit suffirait pour réduire les couts ? Quand vous effectuer des substitutions, considérer les carburants et types de véhicules alternatifs et voyez si votre flotte automobile pourrait, non seulement être plus efficace, mais aussi être plus économique.

Envisagez d’investir dans de la technologie avancée tel qu´un logiciel de gestion de flotte pour permettre à votre opération d’économiser à la fois du temps et de l´argent. Ce premier investissement peut rapidement être amorti grâce la réduction du travail et des couts administratifs à travers des démarches et des procédures automatisées. Les données enregistrées permettent ainsi aux responsables de flotte, conducteurs, techniciens, responsables de pièces détachées, superviseurs et autre personnel d’avoir accès à tous les rapports nécessaires pour gérer une flotte moderne efficacement.

Être un gestionnaire de flotte efficace et performant peut donc être un grand défi. Mais en prenant le temps de développer une bonne connaissance pratique de l’industrie, en fixant des objectifs spécifiques et mesurables et en ayant les outils nécessaires pour les mesurer, vous pouvez identifier les secteurs perfectibles de votre société et ainsi établir une opération efficace et prospère.