Types de logiciels de flotte...y a-t-il des differences?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte est un terme générique désignant toute application logicielle dotée de fonctionnalités qui permettent de gérer un ou plusieurs véhicules d’une même organisation.

Si vous souhaitez vous en procurer un, vous tomberez probablement sur un éventail d’applications diverses pendant votre recherche.

Malheureusement, au premier abord, il n’est pas toujours facile d’identifier celle qui vous permettra de résoudre au mieux les problématiques propres à votre flotte.

Pour vous aider à faire votre choix, nous avons rédigé ce petit guide, qui énumère les différences entre les deux principaux types de logiciels de flotte, la manière dont ceux-ci se complètent, et lequel — si ce n’est les deux — semble le mieux adapté à vos besoins.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte est un terme générique désignant toute application logicielle dotée de fonctionnalités qui permettent de gérer un ou plusieurs véhicules d’une même organisation.

Définitions

Parmi ceux que l’on qualifie de « logiciels de gestion de flotte », deux outils majeurs se distinguent, ainsi qu’un certain nombre d’applications qui offrent des fonctionnalités spécifiques.

Différencier ces deux types de logiciels est relativement simple…

Logiciel d’information pour la gestion de flotte

Percevez-le comme une base de données d’informations géante : un endroit où vous pourrez stocker des dossiers comportant tout ce qui a trait à votre flotte, un listing des véhicules achetés ou loués par votre organisation, leurs spécifications, des éléments relatifs aux programmes de maintenance, l’historique des pièces détachées et des entretiens, des documents relatifs aux chauffeurs et à la conformité (assurance, permis, taxes), des informations relatives aux transactions de carburant, vos dépenses opérationnelles et autres données financières, et bien plus encore.

L’objectif principal de ces systèmes est de réduire les procédures administratives qui surviennent lors de la gestion des informations du cycle de vie d’une flotte, de donner du sens à ces informations, en terme de dépenses opérationnelles et de coût total de possession, et de vous permettre d’exercer en toute légalité, de répondre aux exigences de conformité et de préserver efficacement vos actifs.

Par conséquent, ces systèmes disposent généralement d’outils de reporting très complets, permettent de paramétrer des alertes et d’envoyer des e-mails, et peuvent être intégrés à de nombreuses applications tierces, notamment à des solutions financières et ERP.

Système télématique et logiciel de suivi par GPS

Ces systèmes offrent des points qui se déplacent sur une carte, en lieu et place des rangées et colonnes. Ils envoient des données à partir d’appareils (boîtes noires) installés à l’intérieur du véhicule, pour suivre l’emplacement et les performances du véhicule, ainsi que le comportement du chauffeur.

Ils communiquent également une multitude d’informations à partir de l’ordinateur de bord du véhicule, notamment les données kilométriques en temps réel, les temps de fonctionnement (démarrage/arrêt), la consommation de carburant, les codes d’erreur visant à activer la maintenance préventive, etc.

Les systèmes télématiques peuvent être utilisés pour assurer le suivi en temps réel, organiser la répartition de la main-d’œuvre et prévoir les horaires d’arrivée à destination des chauffeurs, tout en évaluant la manière dont les véhicules sont conduits, ainsi que le rendement du véhicule.

Lequel semble le mieux adapté à mes besoins ?

Si vous devez identifier le logiciel qui répond le mieux à vos exigences, et que vous ne pouvez prendre les deux, le tableau ci-dessous devrait vous aider à faire votre choix…

Intégrations

Vous vous êtes peut-être demandé comment ces systèmes parviennent à améliorer, ensemble, l’efficacité et la productivité de votre flotte… Et il est important de comprendre comment l’association de ces deux systèmes est en mesure d’offrir des avantages supplémentaires.

En intégrant ces deux systèmes, vous pouvez :

• Réaliser des analyses de risques plus complètes, en combinant les informations relatives au comportement du chauffeur avec les données sur les taux d’accident, les antécédents médicaux et l’historique des amendes
• Relier les codes d’erreur moteur aux ordres de travail afin d’accélérer les réparations et d’améliorer la maintenance préventive
• Contrôler la sécurité
• Éradiquer la marche au ralenti coûteuse
• Optimiser les itinéraires

Dans le monde interconnecté dans lequel nous vivons, le fait d’intégrer des systèmes télématiques au sein de votre logiciel de gestion de flotte est essentiel pour répondre aux exigences de la gestion de flotte.

Ils peuvent fonctionner ensemble, mais quels avantages offrent-ils ?

Un logiciel de gestion de flotte peut être intégré à tout type de solution télématique, ainsi qu’à des applications logicielles tierces, services web, fournisseurs de données et systèmes internes. Les raisons d’exploiter les données sur de multiples systèmes sont nombreuses. En procédant ainsi, les opérateurs peuvent :

• Harmoniser les procédures en éliminant les temps d’administration
• Garantir l’exactitude, de leurs éléments en éliminant la saisie de données redondantes
• Réduire l’investissement les dépenses opérationnelles au sein des multiples secteurs d’activité, notamment celles liées à l’achat de carburant, la location, la maintenance, la gestion des accidents, la reddition des comptes, les solutions informatiques et ERP

Et la liste se poursuit…

Opportunités manquées

Les systèmes télématiques qui acheminent des informations vers votre logiciel de gestion de flotte sont de plus en plus nombreux, et avec le bon fournisseur, leur intégration se fera sans heurt. On remarque, en revanche, quelques opportunités manquées.

En réalité, si vous n’utilisez votre système télématique que pour suivre l’emplacement de vos véhicules et pour surveiller vos chauffeurs, vous passez à côté de nombreuses opportunités qui pourraient non seulement vous aider à améliorer la gestion de votre flotte, mais aussi de réduire vos dépenses opérationnelles et vos coûts de possession.

Par exemple, les données télématiques peuvent :

• Être à la source d’informations très précieuses — présentées en temps réel — afin de traiter les codes d’erreur permettant d’établir un diagnostic, avant même que ne surviennent des réparations onéreuses, ou de réduire les temps de mise en repos lorsqu’une réparation doit être effectuée sur la route
• Permettre de prendre de meilleures décisions concernant les actifs et les entretiens : en connaissant la gravité d’un problème, on peut déterminer si la réparation immédiate semble nécessaire, ou s’il est possible d’attendre la prochaine visite de maintenance programmée.

Si le problème est urgent, vous serez ainsi apte à choisir l’infrastructure d’entretien la plus efficace, en connaissant la nature de la réparation nécessaire et l’emplacement de l’actif, et vous pourrez prévenir le fournisseur pour que les pièces requises soient prêtes et que la réparation soit accélérée.

Différents, mais résolument complémentaires

Le logiciel d’information pour la gestion de la flotte et les systèmes télématiques sont des solutions distinctes et séparées. Mais utilisées conjointement, et correctement intégrées par un fournisseur FMS, elles peuvent améliorer grandement vos capacités de gestion.

En parallèle, les systèmes télématiques fournissent à votre FMS des informations exploitables qui, en retour, vous aideront à accroître la productivité de votre flotte.

L’association de votre logiciel de gestion de flotte à un système télématique, ainsi qu’à d’autres fonctionnalités intégrées, améliore ses performances de manière automatique et uniforme, tout en rendant votre flotte plus efficace.