Les enjeux de la gestion d’inventaire

L’adoption de méthodes de gestion d’inventaire efficaces est essentielle pour contrôler le coût des pièces détachées, quel que soit le type de flotte.


a worker using a tablet for inventory optimization

… et pour réduire vos dépenses administratives au minimum, l’optimisation de vos programmes d’inventaire est tout aussi importante.

En suivant ces cinq étapes faciles, vous parviendrez à rationaliser la gestion de vos stocks de pièces détachées, tout en améliorant le rendement de votre flotte

 1.  Vos pièces détachées toujours en ordre

L’entretien de votre salle de stockage est une excellente habitude, et ce pour deux raisons :

L’organisation de l’inventaire permet d’améliorer la visibilité des stocks et, par conséquent, d’optimiser les prises de commande, notamment celles des articles en grande quantité utilisés lors des révisions.

Elle permet d’identifier les pièces à rotation lente et obsolètes, qui prennent trop de place dans votre espace de rangement et qui augmentent inutilement vos frais d’inventaire.

Votre salle de stockage ne doit pas devenir un entrepôt : la remise en circulation des pièces détachées est une méthode pratique et économique.

Le rangement des pièces par catégorie est également une méthode de gestion d’inventaire économique et une source de gain de temps. Les pièces détachées régulièrement utilisées et à forte rotation, notamment celles que l’on utilise pour la maintenance préventive, doivent être plus facilement accessibles.

Le fait de conserver les pièces dans des bacs ou sur des étagères, en fonction du système ou du groupe de composants (moteurs, freins ou pièces électriques), vous permettra d’harmoniser vos opérations de retrait des pièces destinées aux demandes de réparation et, en retour, d’améliorer la productivité de votre atelier et de vos techniciens, tout en réduisant les temps d’immobilisation.

Le rangement des objets à des endroits où ils peuvent être manipulés plus facilement permet aussi de gagner du temps et d’économiser de la main d’œuvre.

2. Former le personnel en charge de l’inventaire

Le personnel en charge du stock des pièces de votre flotte est censé connaître l’ensemble de vos véhicules et de vos programmes de maintenance de bout en bout.

Afin de s’assurer que le niveau de stock est suffisant, ils doivent être capables d’identifier quelles sont les pièces à forte rotation dans votre inventaire et qui, par conséquent, doivent être fréquemment commandées.

De la même manière, l’identification des pièces obsolètes ou à faible rotation permet de libérer de l’espace de rangement, de réduire les coûts et d’éviter les dépenses inutiles.

LE SAVIEZ-VOUS ? Vous pouvez solliciter l’intervention de prestataires externes pour assurer la formation du personnel affecté à la gestion des pièces détachées, pour que celui-ci puisse se familiariser aux nomenclatures et aux systèmes de commande des fabricants.

3. Tirer parti des technologies de gestion

Afin d’harmoniser vos processus de commande, retour, facturation et paiement, il est important de chercher des moyens d’intégrer des systèmes de gestion de flotte et de fournisseurs de pièces détachées.

L’intégration de tels systèmes permet de garantir l’exactitude des données, de réduire les exigences de gestion administrative, financière, ou relatives au personnel, tout en diminuant les dépenses et, dans certains cas, les besoins en main-d’œuvre.

Dans la salle de stockage, les systèmes de codes-barres permettent de contrôler l’inventaire, tout en contribuant à réduire les erreurs de saisie de données. Les étiquettes de codes-barres peuvent être utilisées pour affecter automatiquement des pièces déjà utilisées à des historiques d’entretien de véhicules, à des rapports sur l’utilisation de pièces, et pour générer des commandes en fonction de la rotation et des paramètres prédéfinis.

4. Utiliser les données d’entretien

Les historiques d’entretien des véhicules révèlent de précieuses informations, en dévoilant les tendances sur l’utilisation des pièces et sur les défaillances du système et des composants. Ces informations peuvent être utilisées pour déterminer :

Les besoins futurs en pièces détachées

Si les niveaux de stocks doivent être modifiés pour répondre à la demande

En bénéficiant d’une vision plus précise de vos historiques de pièces, vous pourrez également réaliser des prévisions budgétaires pour vos pièces détachées, déterminer l’efficacité de ces budgets et prendre des décisions d’achat plus éclairées.

Les données d’entretien tirées des systèmes télématiques vous fourniront également des informations susceptibles d’améliorer votre plan de gestion d’inventaire, tout en réduisant les temps d’immobilisation résultant de ces entretiens. Par exemple, le fait de savoir qu’un groupe de véhicules sera bientôt sujet à une campagne de remplacement de pièces détachées vous permettra de mieux planifier et contrôler votre inventaire, et de mettre en place des méthodes d’achat plus économiques.

5.  Collaborer avec les fournisseurs

Un fournisseur de pièces détachées compétent est une ressource inestimable.. Les fournisseurs peuvent vous assister en vous aidant à tirer parti de vos informations d’achats précédents afin de prévoir vos futurs besoins, fixer les seuils de réapprovisionnement et maintenir des niveaux d’inventaire adéquats.

La connaissance qu’ils ont de votre entreprise et l’expérience qu’ils ont acquise sur d’autres flottes peuvent vous aider à identifier les défaillances répétitives de pièces détachées et à réaliser des analyses comparatives entre différents fabricants.
Les fournisseurs sont également qualifiés pour déterminer quelles sont les pièces les plus rentables pour votre entreprise.

Une équipe expérimentée et bien informée est une équipe capable de trouver les pièces les mieux adaptées à moindre coût, et pas uniquement les pièces les moins chères.

Tout garder au même endroit

Un logiciel de gestion de flotte avancé peut vous aider à optimiser vos inventaires de pièces détachées et à réduire vos frais.

Les modules de pièces détachées permettant au personnel d’assurer le suivi des stocks et d’identifier facilement les pièces excédentaires et obsolètes peuvent être utilisés pour souligner ce qui doit être commandé et ce qui n’est absolument pas nécessaire.

Enfin, le logiciel peut être utilisé pour harmoniser la gestion d’inventaire et vous permettre d’optimiser les pratiques de stockage et d’achat :

En contrôlant et en ajustant les niveaux d’inventaire en fonction de l’utilisation et des besoins futurs

En achetant les pièces requises pour les demandes de réparation

En passant automatiquement commande auprès des fournisseurs lorsque les niveaux de stocks de pièces baissent jusqu’à une quantité prédéterminée, ou pour des articles spécifiques

En réduisant au minimum toute procédure manuelle ou sur papier lors du réapprovisionnement des stocks ou de l’affectation des pièces détachées

En suivant l’évolution des pièces détachées, une fois installées sur un véhicule, en lançant une alerte lorsqu’un article couvert se montre défaillant pendant la période de garantie, et en déposant des requêtes automatisées

En améliorant les pratiques d’achat afin de maintenir des niveaux de stocks suffisants à moindre coût, en se débarrassant des pièces détachées obsolètes et atypiques, en traitant des commandes de pièces urgentes coûteuses, et en prévenant les situations d’excédent de stock

Les solutions logicielles de gestion d’inventaire permettent de réduire les temps d’immobilisation et d’améliorer l’utilisation des actifs en accélérant la remise en service des véhicules. Elles permettent également des réduire les coûts de la main-d’œuvre pour les techniciens, susceptibles d’augmenter rapidement lorsqu’une pièce est en rupture de stock ou difficilement localisable.

Avec un système pour pièces détachées faisant partie intégrante de vos pratiques de gestion de la maintenance de flotte, résoudre les problématiques de gestion d’inventaire devient beaucoup plus facile.