Qu'est ce que la gestion de la mobilité?

Gestion de la mobilité : La voie du succès  

L’utilisation d’un logiciel, pour répondre efficacement aux exigences de mobilités des individus, devrait s’imposer comme une composante essentielle de la gestion des flottes a l’avenir.

Pour des raisons évidentes, nous avons tendance à envisager la gestion de la flotte de la même manière que la gestion du cycle de vie d’un véhicule. Bien que l’approche traditionnelle reste fondamentale, les technologies de l’information et de gestion facilitent d’autant plus, elles aussi, la gestion de la mobilité des individus.

Tout comme les véhicules et les équipements, les membres du personnel sont des actifs mobiles qui, de la même manière que les véhicules de flotte, représentent des sources d’économies considérables. Grâce aux « avalanches de données », il est notamment possible d’optimiser la manière de se rendre d’un point A à un point B.

Pour que vous puissiez comprendre ce que la gestion de la mobilité signifie et le rôle qu’elle occupera dans les années à venir, nous avons élaboré un petit guide.

Gestion de la mobilité – Qu’est-ce que cela signifie ?

La gestion de la mobilité, nouveau mot à la mode dans l’industrie de la flotte, fait référence à la mobilité des membres du personnel au sein d’une organisation, plus précisément à des fins commerciales, et aux techniques de gestion qui y sont associées.

Généralement, elle consiste à étendre les pratiques de gestion de flotte traditionnelles, en intégrant les « avalanches de données » ou « big data » relatives aux employés notamment l’heure, l’emplacement et les comportements professionnels dans les opérations quotidiennes, afin d’identifier les possibilités d’économies et d’optimiser leurs déplacements.

Dans la société en perpétuelle évolution dans laquelle nous vivons, il est important de garder le contrôle de la mobilité de vos employés et des dépenses qui en résultent. Pour commencer, assurez-vous d’être capable de répondre aux questions suivantes :

• Combien chaque employé dépense-t-il pour se rendre à sa destination ?
• À quelle fréquence vos employés se déplacent-ils et pour quelles raisons ?
• Comment ces trajets sont-ils réalisés ?
• Un autre mode de transport semble-t-il envisageable ?

Cela peut paraître simple, mais en vous assurant d’avoir une vision globale des exigences de déplacement de votre société, vous serez en mesure :

• De concevoir des options de déplacement plus économiques et homogènes
• De contrôler et réduire vos dépenses
• De réduire les émissions carbones de l’organisation
• D’améliorer la satisfaction des employés

Avec cela en tête, il est important d’être capable de reconnaître les changements qui surviennent : exprimez précisément ce que vous désirez, et soyez en mesure de vous adapter aux évolutions de l’industrie.

Quelles sont les autres options de transport ?

Tout d’abord, sachez que la gestion de la mobilité ne vous contraint pas à vous débarrasser des véhicules de votre société, ni à forcer vos employés à prendre le bus.

En revanche, il semble de plus en plus évident que le fait de posséder un véhicule n’est pas toujours la solution la mieux adaptée ou la plus économique, en matière de déplacements professionnels au quotidien. Il est donc important de se donner les moyens d’étudier minutieusement toutes les autres alternatives disponibles.

Parfois, la solution optimale semble se trouver davantage du côté du véhicule de société : il permet d’assurer le transport porte-à-porte d’un employé dans un délai raisonnable… mais n’existe-t-il pas de meilleures options, capables d’offrir la même souplesse et la même productivité, à un coût inférieur ?

Dans le cas contraire, la réponse se trouve peut-être sous votre nez…

Essayez d’envisager les alternatives suivantes, en remplacement du véhicule de société :

• Indemnités de déplacement pour l’utilisation du véhicule personnel
• Parcs de véhicules de société et covoiturage
• Locations à court terme
• Solutions de transport public (train, bus, etc.)
• Sociétés de transport privé sur base technologique, telles que Uber et Lyft

Plus récemment, l’émergence des cartes de mobilité, une option de transport déjà déployée dans de nombreuses entreprises au Royaume-Uni et en Europe continentale, a donné matière de réflexion aux gestionnaires de flotte…

Les employés munis de cartes de mobilités disposent d’un budget de déplacement mensuel. Ils sont ainsi libres de choisir les moyens de transport qu’ils affectionnent le plus. Elles font également office d’incitatif financier, les employés étant invités à conserver le solde restant à la fin de chaque mois. Une mesure qui permet d’accroître leur satisfaction au travail, tout en les encourageant à prendre des décisions de transport plus durables.

Soyons clairs, ce type de changement radical ne peut être appliqué à l’ensemble des véhicules de flotte de votre société. Les véhicules logistiques ou équipés de gyrophare ne seront probablement pas concernés par ce type de besoins, car leurs fonctions principales ne se limitent pas au simple transport d’individus.

Les avantages de la gestion de la mobilité des employés

La capacité à gérer efficacement la mobilité des employés occupe un rôle de plus en plus important dans la trousse à outils des gestionnaires de flotte d’entreprise.

En appliquant les principes du coût total de possession (Total Cost of Ownership) dans un système qui mesure également le coût total de la mobilité (Total Cost of Mobility), votre rendement deviendra plus économique, efficace, homogène et moins coûteux… et les avantages de la gestion de la mobilité seront clairement visibles.

Vous pouvez :

• Connaître le coût effectif des déplacements de vos employés – en évaluant et identifiant les modes de transport les plus économiques
• Définir des budgets de transport précis et de prévoir un controle des dépenses visant a améliorer le rendement
• Améliorer l’utilisation de la main d’oeuvre en integrant des données relatives a la mobilité
• Améliorer la rentabilité opérationnelle
• Améliorer la satisfaction des employés

Solutions logicielles

Il n’y a pas si longtemps, l’évaluation des différentes options de mobilité pouvait se montrer chronophage et fastidieuse. Aujourd’hui, il existe de nombreuses alternatives, qu’il s’agisse de solutions basées sur le web ou d’applications mobiles.

Les logiciels permettant d’assurer le suivi et la gestion de la mobilité des employés ont également été mis à jour. De nouvelles fonctionnalités ont été développées ces dernières années, afin de simplifier la gestion des modalités des déplacements professionnels.

En bref, ils vous permettent de comprendre ce qui est le mieux pour votre entreprise, en vous aidant à déterminer les variables de temps et d’argent qui répondront le mieux à vos besoins… Et ces outils peuvent être appliqués de diverses manières, afin d’homogénéiser votre mobilité.

Vous pouvez :

• Gérer efficacement toute forme de déplacement, notamment ceux effectués avec les véhicules d’entreprise, en covoiturage, avec des véhicules personnels ou de location, ainsi que les multiples options mis à disposition par les transports publics.
• Mettre en place des cartes de mobilité, qui offrent aux employés un budget de transport pouvant être utilisé pour divers services de transport.
• Comparer les options de transport en temps réel, afin d’instaurer des politiques de mobilité d’entreprise à moindre coût, sans miner l’efficacité ou la productivité.
• Assurer le suivi et la gestion des comptes avec des fournisseurs de service de transport externes.
• D’améliorer la visibilité des informations relatives au conducteur, afin d’assurer le respect des réglementations et des règles d’entreprise.
• De conserver les dossiers de conducteurs complets et à jour, pour que les informations dont vous avez besoin soient disponibles, lorsque des véhicules de société ou personnels sont utilisés.
• D’afficher les informations dans un seul tableau de bord, où vous pourrez inclure des détails sur l’utilisation du véhicule, ainsi que d’autres types de frais de déplacement.
• Élaborer des comptes-rendus sur les solutions de mobilité, afin de déterminer celles qui sont les plus économiques et les plus efficaces.

Conclusion

La gestion de la mobilité des individus à des fins commerciales consiste à effectuer des choix plus judicieux en matière de transport, en tenant compte aussi bien des besoins de l’entreprise que des préférences du personnel.

Il est possible que certains acteurs de l’industrie choisissent de se concentrer sur la mobilité, en s’écartant de la traditionnelle acquisition de véhicules. En revanche, pour que cette transition soit une réussite, les employés devront embrasser le changement et évoluer en parallèle : en ce sens, c’est certainement leur rôle qui sera le plus déterminant.

Au fur et à mesure que l’industrie évolue, la mobilité deviendra probablement une composante essentielle du processus de gestion des flottes, permettant notamment de meilleures prises de décision quant à l’utilisation et l’obtention des divers types de flottes et actifs de société, notamment des individus chargés de mener à bien vos activités quotidiennes.