De uitdaging van Voorraadoptimalisatie

Effectieve voorraadbeheer procedures zijn de sleutel tot kostenbeheersing van onderdelen in elk wagenpark.


a worker using a tablet for inventory optimization

…en het optimaliseren van uw inventarisatiepraktijken is essentieel voor het zo laag mogelijk houden van de administratiekosten.

Door het volgen van deze vijf onderstaande stappen kunt u uw onderdelen voorraadoptimalisatie programmas stroomlijnen en het resultaat van uw wagenpark positief beïnvloeden:

1. Houd onderdelen overzichtelijk

Het op orde houden van de onderdelenruimte is zinvol om twee redenen:

Het overzichtelijk houden van de inventaris geeft inzicht in de voorraad met betrekking tot effectiever bestellen, in het bijzonder voor grote aantallen artikelen die bij standaard onderhoud worden gebruikt.
Het helpt bij het herkennen van langzaam lopende en overbodige onderdelen die de beperkte plankruimte innemen en inventariskosten onnodig hoger maken.

Uw onderdelenruimte is geen opslagruimte – rangschikken van onderdelen is een functionele en kostenbesparende werkwijze.

Het indelen van onderdelen in secties is ook een tijd- en kostenbesparende benadering voor voorraadoptimalisatie. Regelmatig gebruikte en snel lopende onderdelen – zoals die voor preventief onderhoud – dienen het makkelijkst bereikbaar te zijn.

Onderdelen bewaren in bakken en op planken, op basis van systemen en componenten, zoals motoren, remonderdelen en elektronisch kan het pakken van onderdelen voor reparatieorders stroomlijnen en dit kan zodoende leiden tot verbeterde productiviteit en verminderde uitvaltijd van de shop en de monteur.

Het plaatsen van zware artikelen op plekken waar zij makkelijker hanteerbaar zijn is ook een tijds- en arbeidsbesparende methode.

2. Train onderdelenpersoneel

Het personeel in de wagenpark onderdelenruimte dient de voertuigen en fleet maintenance programma door en door te kennen.

Om ervoor te zorgen dat de juiste voorraad altijd voorhanden is, dienen zij getraind te worden in het herkennen welke onderdelen in uw voorraad snel lopen en, aldus vaker moeten worden besteld.

Evenzo kan het herkennen van langzaam lopende of overbodige onderdelen bijdragen aan het vrijmaken van plankruimte, lagere kosten en het voorkomen van onnodige uitgaven.

WIST U DAT: u leveranciers kunt benaderen om te helpen het personeel van de onderdelenruimte te trainen, zodat ze vertrouwd raken met de onderdelenlijsten en bestelsystemen van de fabrikant.

3. Ondersteuning management technologie

Voor het stroomlijnen van uw bestel-, retour-, facturatie- en betalingsprocessen is het belangrijk om te zoeken naar manieren om wagenparkmanagement en de systemen van onderdelenleveranciers te integreren.

Systeemintegratie helpt bij het zorgen voor nauwkeurigheid van gegevens en kan de druk op de (financiële) administratie en ander personeel verminderen – het kan bijdragen aan kostenbesparing en ook personeelsbehoeften.

In de onderdelenruimte kunnen barcode-systemen bijdragen aan voorraadbeheer en het verminderen van fouten bij gegevensinvoer. U kunt barcode labels gebruiken om gebruikte onderdelen automatisch toe te wijzen aan de onderhoudshistorie van een individueel voertuig, maar ook voor rapportage omtrent onderdelengebruik of het genereren van orders gebaseerd op omzet en vooraf bepaalde parameters.

4. Gebruik van onderhoudsgegevens

De onderhoudshistorie van uw voertuigen geeft een interessant en waardevol beeld, zij onthullen trends inzake het gebruik van onderdelen, fouten in systemen en defecten aan componenten. Deze informatie kan gebruikt worden voor het vaststellen:

Van alle toekomstige onderdelenbenodigdheden
Of voorraadniveaus dienen te worden aangepast om aan de vraag te voldoen

Met een gedetailleerd beeld van de onderdelenhistorie kunt u tevens budgetten ontwikkelen voor onderdelenuitgaven, inzien hoe effectief die budgetten zijn en beter onderbouwde inkoopbeslissingen nemen.

Servicegegevens van telematicasystemen kunnen u ook informatie verschaffen die uw voorraadoptimalisatie plan kan verbeteren, die de service uitvaltijd verder vermindert. Bijvoorbeeld, indien u weet dat er voor een selectie voertuigen vervangende onderdelen nodig zijn, kunt u de voorraadplanning en beheersing efficiënter maken en meer kostenbesparende inkoopacties voorbereiden.

5. Werk met leveranciers

Een goede onderdelenleverancier is een waardevolle bron. Verkopers kunnen u van dienst zijn bij het gebruiken van informatie over eerdere aankopen om toekomstige behoeften in te schatten, nieuwe bestelmomenten vast te stellen en passende voorraadniveaus te onderhouden.

Hun kennis van uw bedrijfsvoering en ervaring met vele verschillende wagenparken kunnen bijdragen aan het herkennen van steeds terugkerende defecten aan onderdelen en het uitvoeren van vergelijkende analyses tussen fabrikanten.

Leveranciers zijn tevens deskundig in het bepalen welke onderdelen de beste algehele waarde voor uw bedrijfsvoering verschaffen.

Een goed geïnformeerd en ervaren team weet het best hoe zij de juiste onderdelen moeten vinden tegen de laagste kosten, wat niet noodzakelijk het laagst geprijsde onderdeel hoeft te zijn.

Houd het allemaal op een plek

Geavanceerde vlootbeheer software kan u helpen bij het optimaliseren van uw onderdelenvoorraad en het verlagen van de kosten.

Onderdelenmodules die uw personeel de gelegenheid geven om de voorraad te volgen en overtollige en overbodige onderdelen eenvoudig te herkennen, kunnen worden gebruikt om te laten zien wat er wel besteld dient te worden en wat zeker niet.

Ten slotte kan software gebruikt worden voor het stroomlijnen van het voorraadbeheer en de meest effectieve voorraad- en bestelmethoden mogelijk maken door:

Toezien op en aanpassen van voorraadniveaus op basis van gebruik en toekomstige behoeften
Aankopen van onderdelen waar om verzocht is in reparatieorders
Het automatisch aanleveren van aankooporders bij verkopers wanneer de voorraadniveaus van de onderdelen zakken tot een vooraf bepaalde hoeveelheid, of voor speciale artikelen
Het minimaliseren van op papier gebaseerde en handmatige aanvulling van de voorraad en indelingsprocessen onderdelen
Het volgen van onderdelendekking zodra een vervangend onderdeel is geïnstalleerd in een voertuig, een signaal geven indien een onderdeel defect raakt binnen de garantieperiode en het initiëren van geautomatiseerde vorderingen
Het verbeteren van inkooppraktijken voor de correcte voorraadniveaus tegen de laagste kosten, het elimineren van overbodige en ongebruikelijke onderdelen, het verwerken van prijzige orders voor noodonderdelen en het voorkomen van te grote voorraden

Op software-gebaseerde voorraadbeheerprogramma’s kunnen de uitvaltijd verlagen en de benutting van activa verbeteren door het sneller terugsturen van voertuigen voor service. Ook kunnen de arbeidskosten voor monteurs worden verlaagd, die snel kunnen oplopen wanneer een onderdeel niet in voorraad is of niet snel gevonden kan worden.

Met een onderdelen systeem welke een integraal onderdeel is van uw fleet maintenance management practices van uw wagenpark wordt het oplossen van problemen met voorraadbeheer veel eenvoudiger.