Van intern management en financiële data tot details over extern onderhoud, onderdelen en brandstofleveranciers: wanneer je een vloot beheert, moet je met heel wat informatie werken.


International fleet

Dankzij de technologische vooruitgang is er vandaag waarschijnlijk meer data beschikbaar over je vloot dan ooit tevoren.

Als je die data op een efficiënte manier kan verzamelen en analyseren, kan dat een ongelooflijk handig hulpmiddel worden. Met een grondige kennis van je middelen kan je de beste en meest onderbouwde beslissingen nemen om een breed scala aan operationele verbeteringen door te voeren.

In deze blog:
Hoe databeheer vloten helpt
Welke gegevens heb ik nodig?
 Te veel data: een veel voorkomend probleem
 Hoe kan je je data beheren?

 

Hoe databeheer vloten helpt

Laat ons om te beginnen eens kijken waarom fleetgerelateerd datamanagement zo handig is om je te helpen om je werk efficiënt te beheren.

Het is een bijzonder zinvolle oefening voor elke vloot om de gepaste informatie te verzamelen en te analyseren, om zo normen te implementeren en het beheer te verbeteren.

Het kan je helpen om op een constructieve manier inzicht te krijgen in hoe je voertuigen, uitrusting, andere middelen en werknemers functioneren. En dat is niet het enige, want het kan je ook helpen om tekortkomingen te herkennen en verbeteringen door te voeren.

Datamanagenement en -analyse is een belangrijke taak voor elk bedrijf dat de volgende dingen wil bereiken:

Beter gebruik van de voertuigen: Door precies en in realtime te weten welke voertuigen je in je vloot hebt (en hoe ze worden toegewezen, gebruikt en verwijderd) kan je constant verbeteringen doorvoeren aan hun gebruik

Beter overzicht op je bestuurders en profilering: Informatie over je bestuurders kan je helpen om risico- en trainingsprofielen op te zetten, om bijvoorbeeld ongevallen en dus de verzekeringspremies te verminderen

Verbeterd onderdelenbeheer: Met de nodige kennis over je onderdelen en hun beschikbaarheid in de voorraad kan je overstock vermijden, de productiviteit van je mankracht en atelier verhogen en de downtime beperken

Lager brandstofverbruik en uitstoot: Details over brandstofkosten, aankoop en verbruik en uitstoot kunnen handig zijn wanneer je de performantie moet analyseren. Ze helpen ook om wettelijke en andere vereisten na te leven

Onderhoud en herstel: Dankzij gegevens over de hersteltijd en de productiviteit van het atelier kan je beter inschatten hoe goed je onderhouds- en hersteldiensten werken – en waar verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Een goed gerund onderhoudsdepartement biedt heel wat voordelen, met onder meer lagere kosten en minder downtime

En nog veel, veel meer

 

Welke data heb ik nodig?

Heel wat vlootgerelateerde informatie zou nuttig kunnen zijn voor jou. Die kan zowel intern van in het bedrijf (via bijvoorbeeld werkbonnen en uurroosters) als extern (van bijvoorbeeld gps- of telemetriesystemen) worden aangeleverd.

De volgende tabel geeft de vele soorten informatie weer die zinvol kunnen zijn wanneer je je bedrijfswagenpark wil beheren:

Categorie Beheerbereik Informatie om rekening mee te houden…
Voertuigen: Selectie Merk, model, cilinderinhoud, brandstoftype, belastingen, type motor en versnellingsbak, taksen en stimuli, verzoeken van bestuurder, “extra’s” zoals lichtmetalen velgen of een verbeterd interieur, bedrijfspolicy, bedrijfsimago, TCO
Bestellen Daghuur/leasing/aankoop, leveranciers, garanties, volumeafhankelijke bonussen/specifieke ondersteuning
Financiering Budgetten, betaalmethodes, overheadkosten, stimuli, lasten, kosten
Toewijzing Personeelsgradatie, contracten, bedrijfswagens, loonruil, grey fleet, verwacht gebruik van het voertuig, kilometerstand
Gebruik Routing, ritplanning, autodelen, carpooling, opties bij pech
Verwijderen Toewijzen aan iemand anders, waardeverlies, verkoopkanalen
Brandstof: Aankoop/kosten Brandstofprijzen, aankoopmogelijkheden (bijvoorbeeld tankkaart, zelf opslaan), valutaschommelingen, wisselkoersen
Verbruik Reëel verbruik, normverbruik, rijgedrag per bestuurder, brandstoffraude
Uitstoot Verbruik, wetgeving, stimuli (huidige en toekomstige)
Onderhoud: Planning Technische controle, onderhoud, ongeplande herstellingen, planning opmaken, in eigen beheer of uitbesteden
Naleving van de regels Melding en beheer van pannes, auditspoor, waarschuwingen, dagelijkse controles van de bestuurders, garanties
Productiviteit Werkroosters, werkbonnen, planning
Voorraad en onderdelen Beschikbaarheid, slim voorraadbeheer, aankoop van onderdelen, bestellen, facturatie, levering, toewijzing, garanties
 Bestuurders en operatoren Misbruik Niet-geautoriseerd gebruik van het voertuig, brandstoffraude, snelheidsovertredingen, bellen aan het stuur of andere overtredingen
Bestuurdersrisico Gezondheidscontroles, voorgeschiedenis, rijgedrag en -prestaties, verbruik, overtredingen, opleidingen en bekwaamheden, rijbewijscontrole, risicoanalyse
Ongevallen Voertuigconditie, voertuiggeschiedenis, aanrijdingsformulieren, wettelijke vergoedingen, verzekering, eigen risico, premies, opties voor vervangwagens, downtime, afwezigheid van personeel, herstelmogelijkheden
Boetes Parkeerboetes, tol
Werkplanning Communicatie gebaseerd op de werkvloer

 

Aangezien brandstofkosten goed zijn voor ongeveer een derde van de totale fleetkosten, kan het verminderen van het verbruik forse besparingen opleveren.

 

Overladen en overspoeld: Een veel voorkomend probleem

Zoals je ziet zijn er heel wat factoren om rekening mee te houden. Maar terwijl de vooruitgang in autotechnologie en zogenaamde ‘big data’ heel wat potentieel in zich hebben om je werking te verbeteren, kan de enorme hoeveelheid informatie die beschikbaar is je soms het gevoel geven dat je door bergen van details aan het wroeten bent.

Als je organisatie haar eigen data niet begrijpt en stevig in de hand heeft, wordt het werk alleen maar lastiger – met potentiële nadelige gevolgen zoals overwerkt personeel, dure fouten en nodeloze uitgaven.

Recent onderzoek toont aan dat in vier op vijf bedrijven de beslissingnemers buiten de kantooruren werken om hun werkachterstand in te halen. 88 procent zegt zelfs dat administratie hen onnodige stress oplevert.

Een niet te verwaarlozen feit is dat je niet noodzakelijk alle data moet gebruiken waar je toegang toe hebt. Sommige zaken zijn misschien gewoon irrelevant om je doelen te bereiken.

De beste manier om efficiëntie te garanderen, is een effectief systeem op te zetten waarmee de data die nuttig zijn voor jouw specifieke vlootbeheer kunnen worden verzameld, beheerd en geanalyseerd.

 

Fleetdata beheren

Bij het beheren van je fleetdata kunnen deze drie belangrijke stappen je helpen:

1. Bekijk welke gegevens je ter beschikking hebt: Gegevens kunnen te vinden zijn in spreadsheets of bestaande vlootbeheersystemen. Ze kunnen ook beschikbaar zijn via softwaresystemen zoals je gps of telemetrie, tanksystemen, boekhoudsoftware of via leveranciers van diensten, onderdelen of rekeningen. Je kan misschien ook informatie ophalen in databanken met voertuigspecificaties of rijbewijsgegevens.

Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat alle bestaande data degelijk en efficiënt worden gebruikt. De eerste stap in die richting is volledige kennis verwerven over welke gegevens je ter beschikking hebt en hoe je die snel, gemakkelijk en kostenefficiënt kan opdoen.

2. Bepaal hoe je gegevens je kunnen helpen om je werking te verbeteren: Om in te schatten welke gegevens nuttig kunnen zijn voor je, is het waarschijnlijk best dat je eerst je hoofdbehoeften (de gebieden waar degelijk databeheer cruciaal kan zijn voor je bedrijf) gaat oplijsten.

Een mogelijk nuttige strategie is het aanwijzen van probleempunten en dan werken naar oplossingen: Vragen zoals “Wat zijn de grootste kostenposten van mijn vloot?” en “Welke voertuigen, systemen of componenten worden het meest gebruikt?” kunnen je helpen om aandachtspunten op te sporen. Bekijk dan welke data nuttig zouden kunnen zijn om maatstaven te bepalen en te verbeteren.

Als brandstofkosten bijvoorbeeld een probleem zijn, kan de mogelijkheid om telemetriegegevens te verzamelen en te analyseren je helpen om bestuurders op te sporen die geneigd zijn om harder te remmen of op te trekken of die meer snelheidsovertredingen begaan. De mogelijkheid om dergelijk gedrag in de gaten te houden en erop in te spelen kan heel gunstig uitdraaien.

3. Begrijp je gegevens: Tijd is geld, dus het is belangrijk dat je vlot toegang hebt tot al je gegevens en dat je ze snel kan interpreteren. In plaats van een vlootbeheersysteem te gebruiken waar je zelf in moet graven naar de juiste data – bijvoorbeeld een reeks spreadsheets of papieren sorteersystemen – kies je beter voor een systeem waarmee je alle gegevens van op één enkele plaats kan oproepen, onmiddellijk vergelijkingen kan maken en rapporten kan trekken zodat je beter begrijpt wat er in je vloot gebeurt en wat er kan worden verbeterd.

Met dit proces neem je al een stevige start om inzicht te krijgen in welke data je ter beschikking hebt, welke data je nodig hebt en hoe je die zo efficiënt mogelijk kan gebruiken om positieve veranderingen teweeg te brengen.