De verschillende soorten fleet software, uitgelegd

Verward door de verschillen tussen fleet informatie en telematica software? Laat ons u helpen…


Als je opzoek bent naar fleet management software, zijn er verschillende soorten software die je tegenkomt.

Op het eerste gezicht is het helaas niet altijd duidelijk welk type software het best past bij de specifieke uitdagingen van jouw vlootbeheer.

Om een en ander begrijpelijk te maken, hebben we deze korte gids geschreven om de verschillen uit te leggen tussen de twee belangrijkste soorten fleetsoftware, hoe ze elkaar kunnen aanvullen en welke het best bij jou past of misschien wel allebei.

Wat is vlootbeheersoftware?

Vlootbeheersoftware is een parapluterm voor elke softwaretoepassing met functies die verband houden met het beheer van een of meerdere voertuigen die bij een bedrijf horen.

Definities

Er zijn twee soorten systemen die vaak worden omschreven als “vlootbeheersoftware”, met daaronder een aantal specifieke functies en toepassingen.

Het is vrij eenvoudig om onderscheid te maken tussen de twee…

Fleetmanagement-informatiesoftware

Beschouw dit als een enorme databank van informatie, een plaats waar je gegevens kan opslaan van alles wat je kan doen met je vloot en waar je kan opsommen welke voertuigen je bedrijf heeft gekocht of geleaset; hun specificaties; de details van de onderhoudsschema’s; onderdelen en onderhoudsgeschiedenis; de bestuurders en wettelijk vereiste documenten zoals de verzekeringspapieren; licenties en belastingen; tankgegevens; bedrijfsuitgaven en andere financiële data en veel, veel meer.

fleet management information system

De hoofdbedoeling van deze systemen is om de administratieve processen te beperken die gepaard gaan met het beheer van al deze informatie over de levenscyclus van de vloot en om je te helpen om wegwijs te geraken in de werkingskosten en de totale eigendomskosten. Ze kunnen je ook helpen bepalen of je binnen het wettelijke kader werkt en of je de voorgeschreven normen haalt, en ze ondersteunen bij het effectief handhaven van activa.

Daarom hebben deze systemen gewoonlijk vrij brede rapporteringstools, kunnen ze alarmen instellen en e-mails sturen en kunnen ze veel integreren met systemen van derden zoals financiële of ERP-oplossingen.

Telematica en gps-trackingsoftware

Deze systemen hebben meer te maken met stipjes die op een kaart bewegen dan met rijen en kolommen. Ze sturen data van toestellen (zwarte dozen) die in de auto zelf zijn geïnstalleerd, in de eerste plaats om de locatie en de prestaties van het voertuig en het gedrag van de bestuurder te traceren.

telematic software

Ze kunnen ook heel wat bruikbare informatie verschaffen van de boordcomputer van de wagen, zoals de live-kilometerstand, de werktijden (stop/start), het brandstofverbruik, de foutcodes om eventuele onderhoudsbeurten te ondersteunen en nog veel meer.

Telematicasoftware kan worden gebruikt bij het ‘live’ volgen van de vloot, om de rittenplanning van werknemers te organiseren en om te voorspellen wanneer bestuurders op hun bestemming zullen aankomen. Maar het meet ook hoe elk individu een voertuig bestuurt en hoe goed het presteert.

Maar welk systeemtype past dan bij mijn uitdagingen?

Als je moet kiezen welke van beide systemen het best bij je noden past – en als je ze niet allebei kan nemen – dan kan de onderliggende steekkaart je helpen om een en ander te begrijpen…

Integraties

Je vraagt je misschien af hoe deze systemen samenwerken om de efficiëntie en de productiviteit van de vloot te verbeteren… En het is belangrijk om de verhouding tussen de twee te begrijpen om er nog meer voordeel uit te halen.

Door de twee systemen te integreren kan je:

Bredere risicoanalyses maken door informatie over het rijgedrag van de bestuurder te combineren met zijn of haar ongevallenstatistieken, medische geschiedenis en boetes
 Foutcodes van de motor aan werkbonnen hechten om herstellingen te versnellen en preventief onderhoud te verbeteren
 De veiligheid in de gaten houden
 Vermijden dat de auto stilstaand geld kost
 Betere routes uitstippelen

Als je in de sterk geconnecteerde wereld van vandaag al je vlootbeheerbehoeften wil invullen, is het belangrijk om telematicasystemen te integreren in je fleetmanagementsoftware.

Dus ze werken samen, maar wat is daar het voordeel van?

Vlootbeheersoftware kan worden geïntegreerd met bijna elke soort telematicaoplossing en met softwaretoepassingen van derden; internetdiensten; dataverstrekkers; en interne systemen, en er zijn veel goede redenen om data in meerdere systemen te gebruiken. Door dit te doen, kunnen beheerders:

Processen stroomlijnen door de administratietijd te elimineren
Precisie garanderen door het ingeven van overbodige data te elimineren
 Lagere investerings- en werkingskosten bekomen op talrijke vlakken zoals de aankoop van brandstoffen, leasing, onderhoud, ongevallenbeheer, boekhouding, IT en ERP-oplossingen

En de lijst is nog veel langer…

Gemiste kansen…

Steeds meer telematicasystemen in moderne auto’s geven informatie door aan de vlootbeheersoftware en de integratie daarvan kan met de juiste aanbieder naadloos gebeuren. Toch worden er een paar kansen gemist.


Als je je telematica enkel gebruikt om de locatie van je voertuigen te volgen en je bestuurders in de gaten te houden, dan mis je grote kansen om niet enkel je vlootbeheer te verbeteren, maar ook om de werkingskosten en andere uitgaven te verminderen.

Zo kunnen telematicagegevens worden gebruikt:

Als bron van erg waardevolle informatie – live doorgegeven – om diagnostische foutcodes aan te pakken voor ze dure herstellingen worden of om de downtime te beperken wanneer onderweg een herstelling moet gebeuren.

Om slimmere beslissingen mogelijk te maken rond activa en diensten. Als je bijvoorbeeld weet hoe ernstig een probleem is, dan kan je beslissen of een onmiddellijke herstelling nodig is dan wel of het kan wachten tot de volgende geplande onderhoudsbeurt.

Als het probleem dringend is, helpt het om de aard van de nodige herstelling en de locatie van het voertuig te weten om te bepalen wat de meest efficiënte keuze van de dienstenaanbieder is, die bovendien tegelijk kan worden verwittigd zodat de onderdelen kunnen worden klaargelegd en de herstelling kan worden ingepland.

Anders maar duidelijk vergelijkbaar

Fleetmanagement-informatiesoftware en telematicasystemen zijn verschillende afzonderlijke oplossingen. Maar als ze gezamenlijk worden ingezet – en als ze efficiënt worden geïntegreerd door een aanbieder van vlootbeheersoftware – dan kunnen ze uw beheermogelijkheden enorm uitbreiden.

Naast alle andere punten voorzien telematicasystemen je vlootbeheersoftware van bruikbare informatie, die op zijn beurt de productiviteit van je vloot helpt verbeteren.

Een enkel vlootbeheersysteem in combinatie met telematica en andere integraties maakt de software automatisch en naadloos meer waardevol en je werking efficiënter.