Mobiliteitsmanagement aan het licht gebracht

Het gebruik van software om de mobiliteit van mensen effectief te benaderen zal in de toekomst een groot deel uitmaken van fleetmanagement. Dat is de voorspelling… maar wat betekent het eigenlijk?



Wanneer we aan fleetmanagement denken, wordt vaak gedacht aan het beheer van de levenscyclus van een voertuig, terwijl de traditionele aanpak essentieel blijft. Dankzij de informatie- en managementtechnologie van tegenwoordig wordt het steeds meer mogelijk om ook de mobiliteit van mensen effectief te beheren.

Net als voertuigen en apparatuur, worden personeelsleden als mobiele middelen beschouwd, en door het gebruik van ‘big data’ zijn er aanzienlijke besparingen te behalen als het gaat om het beheren van hoe ze van A naar B gaan.

Om de betekenis van mobiliteitsmanagement begrijpelijk te maken en de rol die het waarschijnlijk zal spelen de komende jaren, hebben wij een korte handleiding samengesteld.

Mobiliteitsmanagement – wat betekent het eigenlijk?

Mobiliteitsmanagement, is het nieuwe buzzword in de vlootindustrie, het verwijst naar de mobiliteit van werknemers binnen een organisatie en bijbehorende managementtechnieken.

Voornamelijk gaat het over het uitbreiden van traditionele fleetmanagementpraktijken, door van werknemersgerelateerde ‘big data’ – zoals tijd, locatie en werkgedrag – te integreren in dagelijkse operaties, om extra kostenbespraringen te bepalen en efficiënte kansen te verbeteren met betrekking tot hoe ze reizen.

In deze snelle maatschappij is het belangrijk om de mobiliteit van werknemers en de bijbehorende kosten onder controle te houden. Om dit te kunnen doen, moet je er allereerst voor zorgen dat je deze vragen kunt beantwoorden:

Wat zijn de kosten, per werknemer, om te reizen naar hun doelbestemming?
 Hoe vaak reizen ze en met welk doel?
 Hoe wordt elke reis gemaakt?
 Zou een alternatieve vervoerswijze levensvatbaar zijn?

Het klinkt misschien eenvoudig, maar door ervoor te zorgen dat je een overzicht hebt van alle bedrijfseisen voor reizen, kunt u:

Meer economische en gestroomlijnde reismogelijkheden creëren
 Uitgaven beheren en verminderen
 De CO2-uitstoot van het bedrijf verminderen
 De medewerkerstevredenheid verhogen

Met dit in gedachten is het belangrijk om te erkennen dat er veranderingen komen – wees duidelijk over wat je wilt, en zorg ervoor dat je het vermogen hebt om je aan te passen terwijl de industrie evolueert.

Wat zijn de alternatieve reismogelijkheden?

Mobiliteitsmanagement betekent niet dat je al je bedrijfsvoertuigen kan afschaffen en dat iedereen direct de bus als vervoersmiddel zal gebruiken.

Maar het wordt steeds duidelijker dat het bezitten van een voertuig niet altijd de meest geschikte of kost-effectieve oplossing is voor dagelijkse zakenreizen, dus is het belangrijk dat je over de middelen beschikt om andere alternatieven te evalueren.

Een bedrijfswagen kan nog steeds de beste oplossingen bieden, omdat werknemers in een redelijke tijd van deur tot deur worden vervoert… maar heeft u gecontroleerd of er geen andere optie is die dezelfde flexibiliteit en productiviteit biedt tegen lagere kosten?

Zo niet, dan ligt het antwoord misschien recht onder je neus…

Overweeg de volgende alternatieven middelen voor de bedrijfswagens:

Reiskostenvergoedingen voor het gebruik van privéauto
Carpoolen
Voertuigen huren voor een korte termijn
Openbaar vervoer (trein, bus etc…)
Particuliere huurbedrijven, zoals Uber

6% van alle zakelijke reiskosten vonden plaats met uber, het werd de meest gebruikelijke kostenpost van een bedrijf

De opkomst van mobiliteitskaarten – een reismogelijkheid die al in een aantal bedrijven in het Verenigd Koninkrijk en Europa is ingezet – hebben fleetmanagers iets anders gegeven om over na te denken…

Medewerkers met mobiliteitskaarten krijgen een maandelijks reisbudget toegewezen, wat de vrijheid geeft om de voorkeur van manier van reizen te kiezen. Ook werkend als een financiële prikkel, zijn werknemers uitgenodigd om het resterende saldo aan het einde van elke maand te behouden, wat weer resulteert in toename van medewerkerstevredenheid en tegelijkertijd meer duurzame reismogelijkheden aanmoedigt.

Voor alle duidelijkheid: deze stapsgewijze verandering kan niet worden gegeneraliseerd voor alle wagenparkvoertuigen binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld voor logistiek en voorrangsvoertuigen zullen de veranderingen onwaarschijnlijk zijn – omdat ze een functie vervullen die verder gaat dan alleen het vervoer van personeel.

De voordelen van managing de mobiliteit van medewerkers

Het vermogen tot effectief beheren van de mobiliteit van mensen, vormt in toenemende mate een essentieel onderdeel van de toolkit voor fleetmanagement van elk bedrijf.

Door de principes van Total Cost of Ownership toe te passen (TCO) in een systeem dat ook de Total Costs of Mobility (TCM) meet, is het mogelijk om een meer economische, efficiëntere, gestroomlijnde en kosteneffectievere operatie te creëren …en de voordelen van mobiliteitsmanagement zijn duidelijk.

Hiermee kunt u:

De werkelijke reiskosten van werknemers achterhalen – bij het evalueren en identificeren van de meest kosteneffectieve wijze van transport
 De exacte transportbudgetten berekenen en zorgen voor bestedingscontroles die leiden tot betere prestaties
 Het gebruik van de beroepsbevolking door mobiliteitsgerelateerde gegevens op te nemen verbeteren
 De operationele efficiëntie verbeteren
 De medewerkerstevredenheid verbeteren

Software oplossingen

Nog niet zo lang geleden kon het gebruik van mobiliteitsopties tijdrovend en moeilijk zijn, maar tegenwoordig zijn veel van die alternatieven beter beschikbaar, via webgebaseerde oplossingen of via mobiele applicaties.

Het gebruik van software voor het volgen en beheren van de mobiliteit van werknemers is ook verbeterd, en nieuwe mogelijkheden die de afgelopen jaren zijn ontwikkeld, maken het nu eenvoudiger om flexibele zakelijke reismogelijkheden te beheren.

Kortom, het helpt u te begrijpen wat het beste is voor uw bedrijf door te bepalen welke tijd- en kostenvariabelen de meest effectieve manier is om aan uw bedrijfsbehoeften te voldoen …en er zijn verschillende manieren waarop deze hulpmiddelen kunnen worden toegepast om de mobiliteit te stroomlijnen.

Hiermee kunt u:

Alle vormen van reizen effectief beheren, inclusief door het bedrijf uitgegeven voertuigen, poolvoertuigen, persoonlijke auto’s, verhuur en een reeks opties voor openbaar vervoer
 Mobiliteitskaarten introduceren die werknemers een reisbudget aanbieden dat kan worden gebruikt voor een variatie aan transportdiensten
 Reismogelijkheden vergelijken om een bedrijfsmobiliteitsbeleid te ontwikkelen dat de kosten verlaagt zonder de efficiëntie of productiviteit te beïnvloeden
 Accounts traceren en beheren bij externe transportbedrijven
 De zichtbaarheid verbeteren van bestuurdersinformatie om ervoor te zorgen dat de bedrijfsregels worden nageleefd
 Bestuurdersregistratie geordend en up-to-date houden, zodat alle informatie die u nodig hebt beschikbaar is wanneer bedrijfs- of privévoertuigen in gebruik zijn
 Informatie bekijken in een enkel dashboard waar u details over het gebruik van voertuigen en andere soorten reiskosten kunt opnemen
 Rapporten ontwikkelen over mobiliteitsoplossingen om de meest kosteneffectieve en efficiënte alternatieven te vinden

Conclussie

Het mobiliteitsmanagement van mensen voor zakelijke doeleinden gaat over het maken van intelligentere vervoerskeuzes gebaseerd op een goed begrip van zowel zakelijke behoeften als de voorkeuren van mensen.

Het is mogelijk dat delen van de industrie het traditionele autobezit gaan verlaten, en in de plaats daarvan zich richten op mobiliteit. Om deze beweging succesvol te laten zijn, moeten werknemers de verandering accepteren en tegelijkertijd evolueren – ze zullen misschien de meest cruciale rol spelen.

Naarmate de sector vordert, zal mobiliteit waarschijnlijk een integraal onderdeel worden van de algehele vlootbeheervergelijking, leidend tot betere managementbeslissingen met betrekking tot het gebruik en de verwerving van alle soorten vloot en bedrijfsmiddelen, inclusief de mensen die belast zijn met het uitvoeren van uw dagelijkse activiteiten.