Compliance en risicobeheer zijn belangrijke doelstellingen voor elk wagenpark…

Maar hoe zorgt u ervoor dat aan alle vereisten zijn voldaan?


Bij fleet activiteiten is het cruciaal om de risico’s tot een minimum te beperken: zo worden dure boetes vermeden, ongevallen en bijhorende juridische kosten verminderd en is de veiligheid van uw medewerkers en andere weggebruikers verzekerd.

Een doeltreffend risicobeheer wordt ook ingegeven door de noodzaak om te voldoen aan alsmaar meer wettelijke en verzekeringsmatige vereisten.

Het beheer van een wagenpark dat voldoet aan de regels gaat met heel wat uitdagingen gepaard – het is een waar juridisch mijnenveld en de risico’s moeten grondig beoordeeld worden – maar bovenal moet u zicht hebben op wat van u verwacht wordt en wat er moet gebeuren om aan die essentiële beheersverplichtingen te voldoen.

Definities 

We weten dus dat beide aspecten belangrijk zijn, maar wat betekenen die termen nu eigenlijk?

Compliance is een vereiste voor bestuurders en voor de bedrijven die hen tewerkstellen, vaak als gevolg van een steeds verregaandere lokale regelgeving en alsmaar veeleisender verzekeraars. Dit wordt vaak gezien als een bijkomende last maar is van wezenlijk belang voor elke vorm van bedrijfsvoering.

In het geval van een wagenpark levert compliance voordelen op zoals lagere ongevalskosten, minder boetes en overtredingen, minder verzekeringsuitgaven, minder vervangingswagens, minder schadevergoeding aan werknemers en lagere juridische kosten.

Risicobeheer komt neer op het onderscheiden van elementen die een wagenpark niet-conform de regels of onveilig kunnen maken en het vastleggen van een kader van acties en initiatieven om verbeteringen aan te brengen. Het ultieme doel van elke risicobeoordeling bestaat erin de veiligheid te verzekeren – in het geval van een wagenpark specifiek voor de bestuurders en de andere weggebruikers.

Net als bij andere veelbesproken fleetthema’s kunnen we concluderen dat er geen universele oplossing is als het over compliance en risicobeheer gaat. Al is het toch een heel goede zaak om te vertrekken vanuit een aantal gemeenschappelijke instrumenten, acties en initiatieven.

Hoe voldoet een wagenpark aan de regels?

Om uw wagenpark (blijvend!) te laten voldoen aan de regels, zijn er vier sleutelfactoren waaraan de absolute prioriteit moet worden gegeven. Deze zijn:

Wagens: 

Iedere wagen die zakelijk gebruikt wordt – hetzij bedrijfswagens, hetzij privéwagens van uw medewerkers – moet afgestemd zijn op de doeleinden. Naast regelmatig nazicht en correct onderhoud moet die ook uitgerust zijn met de juiste veiligheidsvoorzieningen.

Chauffeurs: 

Alle medewerkers die een wagen besturen voor bedrijfsdoeleinden, ook al is dat maar heel af en toe, moeten volledig opgeleid zijn voor de klasse van het voertuig dat ze moeten besturen. Naast de nodige voorlichting over het veiligheidsbeleid van uw bedrijf met de bijhorende voorschriften die ze moeten gekregen hebben alvorens achter het stuur plaats te nemen, moeten ze ook in goede gezondheid verkeren en – misschien wel belangrijkst van al – over een geldig rijbewijs beschikken.

Activiteiten: 

Ritten met zowel bedrijfs- als privéwagens moeten vooraf gepland, uitgestippeld en gestructureerd worden om de veiligheid maximaal te verzekeren en de risico’s tot een minimum te beperken. Het werkrooster moet realistisch zijn, met redelijke werktijden en geplande rustpauzes voor elke chauffeur afzonderlijk. Er moet ook rekening worden gehouden met onvoorziene omstandigheden zoals slechte weersomstandigheden en andere operationele vertragingen.

Beheer:

Alle wagens die voor bedrijfsdoeleinden worden gebruikt, alle bestuurders en activiteiten moeten beheerd worden op basis van vooraf opgestelde en gedocumenteerde regels en voorschriften. In dergelijke documenten moeten de verantwoordelijkheden, procedures, taken en processen neergeschreven staan en verder moet ook doeltreffend gebruik worden gemaakt van monitoring- en analyse-instrumenten.

De juiste instrumenten aanwenden

Zelfs met een zeer uitvoerige aanpak van compliance en risicobeheer kunnen uw inspanningen in beide domeinen toch onder de verwachtingen blijven. Maar met de juiste instrumenten en technologieën hoeven compliance en risicobeheer niet ingewikkeld uit te vallen…

Zo kunnen bijvoorbeeld vaak voorkomende toepassingen voor gps-tracking zeer doeltreffend blijken om te volgen en bij te houden wat bepaalde wagens uitvoeren en waar ze zich bevinden – informatie die dan kan worden gebruikt om na te gaan of werkroosters, routes en wettelijke voorschriften gerespecteerd worden.

Ook met het toenemend aantal telematicasystemen in de wagens van tegenwoordig kan het gedrag van de bestuurder opgevolgd worden. Zodoende kunnen bepaalde onveilige gewoontes – zoals te snel rijden of te abrupt remmen – die tot ongevallen kunnen leiden, proactief aangepakt worden.

Ook software voor wagenparkbeheer speelt hier een belangrijke rol: gegevens uit trackingsystemen kunnen zo in bedrijfssystemen ingevoerd worden om gedetailleerde analyses aan te maken. Die informatie kan op haar beurt de basis vormen voor beheersprocessen rond compliance die geïmplementeerd worden door bedrijven die streven naar risicobeperking.

BELANGRIJK: Instrumenten waarmee chauffeurs en wagenparkbeheerders zelf compliance in handen kunnen nemen, moeten eenvoudig te gebruiken zijn, zowel onderweg als op kantoor. Ze moeten ook een vlotte toegang tot de vereiste documentatie toelaten, bijvoorbeeld in geval van controles langs de weg.

En hoe moeten risico’s beoordeeld worden?

Wagenparkbeheerders hebben dan wel de verantwoordelijkheid om de risico’s op het werk te beoordelen en te beheren, toch hoeven die risicobeoordelingen niet ingewikkeld, overdreven technisch of tijdrovend te zijn.

Bij de aanpak is niet meer nodig dan wat gezond verstand, wat betekent:

 Aandacht schenken aan werkactiviteiten die mogelijk schade aan wagens en bestuurders kunnen veroorzaken
Nagaan of uw voorzorgsmaatregelen volstaan om schade of letsels te voorkomen
Uw conclusies analyseren en regelmatig herzien en een proces uitwerken om aanpassingen door te voeren
Een bekwaam, vakkundig persoon aanstellen die uw processen voor risicobeoordeling en compliance beheert

Kunnen wagenparkgegevens hierbij helpen?

In het kort: ja!

Met de juiste instrumenten voor gegevensbeheer kunnen wagenparkbeheerders en chauffeurs gelijktijdig en in realtime compliance- en veiligheidsinformatie opvolgen. Deze vlotte toegang tot informatie kan leiden tot aanzienlijke verbeteringen – zoals lagere risico’s en betere compliance – maar achter de schermen kunnen de gegevens zelfs nog een grotere rol spelen…

Zo biedt bijvoorbeeld de analyse van informatie over wagens, bestuurders en activiteiten de garantie dat de risico’s tot een minimum beperkt worden en compliance verzekerd is, wat dan weer de veiligheid verbetert.

Bij dergelijke gegevens kan het gaan om informatie over het rijbewijs van de medewerker, medische certificaten, opleidingen en competenties.

Daarnaast kunnen deze ook nadere informatie bevatten over wagens en hun uitrusting, interne beleidslijnen, verkeerswetgeving en ongevalshistorie.

BELANGRIJK: Uw wagenparkbeheerders moeten kunnen beschikken over gegevens betreffende de veiligheid van uw wagenpark, risicobeheer en compliance zodat zij kunnen beoordelen of bepaalde chauffeurs of wagens kampen met problemen die aangepakt moeten worden.

Alles bijeengenomen

Verschillende stappen leiden tot een doeltreffender risicobeheer en compliance voor wagenparken, zoals:

Beschikken van een verantwoordelijke voor het toezicht op alle activiteiten en acties voor fleet risicobeheer
Zelf alle nuttige informatie opdoen over vaak voorkomende voertuig- en bestuurder gerelateerde risico’s op het werk
Een beleid inzake risicobeheer uitwerken voor alle voertuig- en bestuurder gerelateerde activiteiten op het werk
Risicobeoordelingen uitvoeren om de mate  en blootstelling van risico te meten, onderscheiden en begrijpen
Procedures opstellen en invoeren om gekende werk gerelateerde risico’s weg te werken en te beheersen
Chauffeurs en andere medewerkers opleiden in veilige werkmethodes
Risico- en compliance gegevens bijhouden en informatie analyseren om tot uitvoerbare resultaten te komen

Conclusie

Wie voldoet aan de verantwoordelijkheden op het vlak van compliance en wettelijke vereisten, kan de veiligheid van zijn wagens en bestuurders verbeteren dankzij verminderde risico’s en kosten verminderen voor ongevallen en boetes.

Als u de veiligheid van wagens en bestuurders tot een prioriteit van uw bedrijfsvoering wil maken, moet u de risico’s grondig aanpakken en mag u eventuele onvoorziene omstandigheden nooit onderschatten.

Het volstaat niet om er louter voor te zorgen dat wagens geschikt zijn voor verkeer en dat bestuurders over een geldig rijbewijs beschikken. Bedrijven moeten ook trachten een veiligheidscultuur onder hun medewerkers te promoten zodat het compliance beleid begrepen en nageleefd wordt.

Met de juiste instrumenten, acties en initiatieven kunt u uw risicoprofiel langdurig verbeteren en een doeltreffender risicobeheer en compliance in uw fleet activiteiten tot stand brengen.