Tijd Optimaliseren en geld Besparen door een Effectief Fleet Maintenance programma te Maken

Hebt u een duidelijk zicht op uw service-, onderhouds- en herstellingskosten (SMR = Service Maintenance Repair) Als dat niet het geval is, bent u niet alleen…


SMR-kosten behoren tot de minder tastbare uitgavenposten van een wagenpark en raken dikwijls bedolven onder de drukte van dagelijkse zakelijke ritten. Als gevolg daarvan hebben bedrijven vaak geen duidelijk idee van wat er echt gebeurt onder de motorkap.

Welke stappen kan men dan nemen om een degelijk fleet maintenance programma op te zetten?

Lees onze 5 tips hier:

1. Begrijp hoe groot het probleem is

Begin bij het begin: het is belangrijk dat u een goed begrip krijgt van uw SMR-kosten – zelfs al zijn onderhoudspakketten in uw leasecontract inbegrepen –, want per slot van rekening zegt SMR u veel over de productiviteit en operationele efficiëntie van uw bedrijf.

Interessant genoeg is uit studies gebleken dat ongeveer twee vijfde van de bedrijven niet weten hoeveel het kost als een voertuig niet operationeel is als gevolg van het noodzakelijke onderhoud – of dat nu gepland is of niet – en een derde weet niet hoeveel geld er jaarlijks naar SMR gaat.

Bovendien blijkt uit onderzoek dat bij om het even welk soort vloot de tijd dat een voertuig niet op de weg is meer dan 700 euro per dag kost aan onderhoudsrekeningen, omzetverlies en verminderde productiviteit.

Als u zich een beeld kunt vormen van hoe lang uw voertuigen niet rijden of niet operationeel zijn, krijgt u een beter zicht op hoe efficiënt uw bedrijf dagelijks draait.

2. Maak het onderscheid tussen gepland en niet-gepland onderhoud

Een volgende stap is dat u het verschil leert inzien tussen gepland en niet-gepland onderhoud, van welke van beide uw vloot meer afhankelijk is en waarom.

Gepland onderhoud bestaat uit proactieve, preventieve maatregelen zoals normale onderhoudsbeurten, inspecties en nazichten. Op die manier worden kleine problemen voorkomen, opgespoord en hersteld voor ze ernstig en duur worden.

Niet-gepland onderhoud is daarentegen doorgaans duurder en gaat vaak gepaard met een lange downtime, die een negatieve invloed heeft op de werking van de vloot. Dit soort onderhoud is het gevolg van incidenten onderweg, maar vaak zijn er achterliggende redenen… Bestuurders die geen zorg dragen voor hun voertuig zijn daarbij vaak de belangrijkste!

Het is dus logisch dat, als u uw bestuurders de gewoonte kunt aanleren om op een regelmatige basis eenvoudige routinecontroles uit te voeren aan de auto, u een aantal dure, ongeplande SMR-zaken kunt ombuigen naar minder kostelijke en geplande gebeurtenissen.

SLIMME TIP: om dit te bereiken hebt u een fleet maintenance plan nodig, dat exact omschrijft wat er op elk moment van uw bestuurders, leveranciers en SMR-partners wordt verwacht. Cruciaal is dat duidelijk is welke inspecties er moeten gebeuren, hoe vaak ze uitgevoerd moeten worden en hoeveel tijd en geld dit soort preventief werk kost.

3. Maak een gedetailleerd fleet maintenance plan op

Het klopt dat voorkomen beter is dan genezen, dus het is noodzakelijk dat u een regelmatig fleet maintenance schema opmaakt. Dat kan gebeuren tijdens het jaarlijkse controles, door inspecties of zelfs via telematicasystemen die diagnoses en probleemrapporten doorsturen.

Hoe regelmatig dergelijke controles gebeuren, zou moeten afhangen van de gereden kilometers en het type gebruik. Zo heeft het bijvoorbeeld geen zin om een voertuig dat weinig rijdt maandelijks te gaan inspecteren, maar kan veel winst worden geboekt door een degelijk fleet maintenance plan op te maken voor een voertuig dat lange afstanden moet afleggen of vaak op ruw terrein rijdt.

Om een gedetailleerd fleet maintenance programma op te maken, werkt u nauw samen met uw leveranciers om een checklist op te maken van wat nagekeken zou moeten worden en wanneer. Daar zou tenminste het volgende bij moeten zitten:

Motorolie en filters
Versnellingsbakolie
Brandstofsysteem
Koelsysteem
Banden
Ruiten
Remmen
Verlichting (binnen- en buitenkant)
Uitlaat

 4. Breng het hele team samen 

De verantwoordelijkheid voor een veilige, legale en efficiënte vloot zou bij alle partijen moeten liggen, van bestuurders tot management. Wie dagelijks bedrijfsvoertuigen gebruikt, zou regelmatige inspecties moeten doen. Mensen in managementposities moeten inspecties ter plaatse invoeren en vooruitplannen.

Op die manier kunnen ze de gegevens verzamelen die de vloot oplevert om risicovolle voertuigen of bestuurders op te sporen – een van de grootste bronnen van onnodige kosten – om daar vervolgens naar te kunnen handelen.

Er zouden verslagen bijgehouden moeten worden van alle kosten en inspecties en er zijn heldere procedures nodig, zodat u kunt nagaan wie een werk heeft afgetekend of een probleem heeft ontdekt – en misschien nog belangrijker, wie het veroorzaakt heeft!

Van één ding kunt u zeker zijn: werknemers die de meeste SMR-problemen veroorzaken, zijn ook uw slechtste, meest risicovolle bestuurders, en zij zullen het bedrijf tijd en geld kosten.

Deel dus de lasten, maar laat dat geen excuus zijn voor uw werknemers om de verantwoordelijkheid van zich af te schuiven.

5. Houd verslagen bij, beheer en meet

Door verslagen bij te houden van uw SMR-kosten kunt u trends blootleggen, prijzen vergelijken en problematische leveranciers, voertuigen en bestuurders opsporen… En dan de kosten zien zakken en de productiviteit zien toenemen.

Dat kan een forse taak lijken, maar er is hulp beschikbaar.

Technologie- en vlootbeheerbedrijven kunnen met u samenwerken om anomalieën op te sporen. Ze gebruiken gegevens om ervoor te zorgen dat u niet te veel betaalt. Ze wijzen op uitzonderingen in uw vloot en zorgen ervoor dat de verslagen en controles uitgevoerd worden door de juiste personen.

Wanneer u zo een volledig beeld en een complete databank van uw vloot heeft, moet u niet echt alles bekijken. Deze fleet maintenance management systems vertellen u wanneer er iets abnormaals gebeurd is – en dat zijn net de gebeurtenissen en aankopen waarop u zich moet concentreren terwijl het regelmatige en geplande werk gewoon verdergaat.