Het beheer van brandstofkosten kan een ingewikkeld proces zijn, zeker wanneer je kijkt naar het risico van de gevolgen van brandstoffraude.


Helaas komt brandstoffraude dagelijks voor bij de meeste vloten en ook is het nog eens een dure kost. Het is dus cruciaal dat u de middelen hebt om een aantal signalen op te merken die u daarop kunnen wijzen. Stel uzelf maar eens de volgende vragen:

Komen de door de bestuurder opgegeven kilometerstanden overeen met die op de teller van de auto?
Is het aantal getankte liters op het ticket groter dan de maximale tankinhoud?
Heeft de bestuurder de juiste brandstof gekocht?
Verbruikt de auto meer dan gemiddeld (in l/100 km)?

Als de bovenstaande vragen tegenstrijdigheden aan het licht brengen of de cijfers niet kloppen, dan zou het kunnen dat u het slachtoffer bent van brandstoffraude.

VAAK VOORKOMENDE FRAUDE

Brandstoffraude bestaat in vele vormen, dus om te voorkomen dat het uw bedrijf overkomt, is het belangrijk dat u de verschillende vormen begrijpt en inziet hoe ze gebeuren.

Kilometervervalsing
Verwijst naar het overdrijven van de kilometerstand op de tankbonnen en is een van de meest voorkomende vormen van brandstoffraude.

Brandstofbedrog
Verwijst naar allerlei frauduleuze activiteiten zoals het tanken in niet-goedgekeurde voertuigen, het te veel tanken en ‘zijdelings tanken’, waarbij de bestuurder brandstof in een jerrycan tankt voor persoonlijk gebruik maar de rekening toch aan het bedrijf doorgeeft.

Tankkaartfraude
Deze vorm van bedrog komt steeds vaker voor. De term verwijst naar het overdrijven van tankkaarttransacties, het delen van tankkaarten en het tanken aan meerdere pompen.

Brandstoftypefraude
Dit betekent dat de verkeerde soort brandstof wordt getankt, wat erop wijst dat er is getankt in een niet-toegelaten voertuig.

Overhevelen
Dit betekent dat brandstof uit de tank van de auto wordt overgeheveld voor persoonlijk gebruik. Soms zal de bestuurder ook zijn of haar toegelaten voertuig daarna bijtanken.

U ziet het, er bestaan heel wat vormen van brandstoffraude. Ongeoorloofde activiteiten kunnen echter enkel worden opgespoord als de tankgegevens worden gecontroleerd tegen de specificaties van de auto.

Volgens de studie ‘Fraud Matters’ van Shell gelooft tot 93 procent van de fleetmanagers dat sommige bestuurders betrokken zijn bij dit soort bedrog en geeft meer dan een kwart van de bestuurders aan dat ze op het werk al frauduleuze activiteiten hebben gezien.

IS PREVENTIE MOGELIJK?

Heel eenvoudig: ja. Er zijn heel wat manieren om tankfraude op te sporen, al kunnen sommige veel tijd vergen als daar handwerk voor nodig is, en uw bedrijf kan er nog steeds kwetsbaar voor blijven.

Een paar preventieve acties die u kan ondernemen:

Tankkaarten en pincodes toewijzen
Door allereerst tankkaarten toe te wijzen heeft u meer controle over de brandstofaankopen, maar het loont ook om van bestuurders te vereisen dat ze een identificatienummer ingeven wanneer ze de kaart gebruiken. Daardoor is het voor bestuurders moeilijker om tankkaarten door te geven en wordt het eenvoudiger om regelmatige controles uit te voeren via de fleetsoftware.

Tanklimieten opleggen
Veel tankkaarten hebben een mogelijkheid tot voorafbetaling, zodat bestuurders maar tot een bepaald bedrag kunnen tanken.

Tankfrequentie controleren
Stopt een bestuurder onnodig meerdere keren op een bepaalde route of dag? Dan zou het kunnen dat hij of zij “dubbel aanrekent”. Controleren op frequent tanken brengt dit type activiteit aan het licht.

Manueel dubbelchecken
Het is belangrijk om alle tankbonnen en rekeninguittreksels naast elkaar te leggen om u ervan te verzekeren dat bestuurders u ‘het volledige plaatje’ geven. Dit is echter een manueel proces waar veel tijd in gaat zitten en het risico op fouten groot is.

Wijzen op de gevolgen
Tot slot moet u uw bestuurders wijzen op de gevolgen van bedrieglijke activiteiten. Brandstoffraude is een criminele daad, maar sommige bestuurders zien niet in hoe ernstig dit wel kan zijn.

GEAUTOMATISEERDE OPLOSSINGEN

Het is lastig voor fleetmanagers om brandstoffraude aan te pakken zonder degelijke veiligheidscontroles en alomvattende rapporteringssystemen in te voeren. Foutgevoelige papieren procedures laten geen nauwgezette datacontrole toe – bestuurders vergeten soms iets, schrijven onduidelijk of liegen gewoon over het aantal kilometers dat ze voor de zaak rijden.

Door het gebruik van software voor vlootbeheer kunnen de rapporteringen en de analyse van tankbeurten worden geautomatiseerd. Daarbij komen tegelijk tegenstrijdigheden in het tankgedrag aan het licht en worden foutgevoelige en tijdrovende administratieve taken geëlimineerd.

Door een breed overzicht te verwerven op het brandstofverbruik van uw vloot kan u zoveel mogelijk soorten fraude uitschakelen. Het gebruik van bepaalde mogelijkheden ervan rond databeheer en analyse helpen u uw kosten onder controle te houden en brandstoffraude tegen te gaan.

STRUIKELSTENEN

Uit een onderzoek van Shell is gebleken dat ongeveer 65 % van alle fleetmanagers brandstoffraude zien als een groot probleem voor hun bedrijf. Bijna 48 % denkt dat er meer moet worden gedaan om dit probleem aan te pakken.

Er zijn echter een paar alledaagse obstakels die vlootbeheerders ervan weerhouden om tot actie over te gaan. De studie bracht namelijk aan het licht dat…

37 % van de fleetmanagers te weinig kennis heeft van zijn bestuurders

32 % geen tijd heeft om onderzoek te voeren naar frauduleuze praktijken

30 % te weinig financiële middelen heeft

20 % niet de nodige data heeft om brandstoffraude te herkennen

19 % het probleem niet serieus neemt

Volgens Shell meent 48 % van de fleetmanagers dat betere systemen om brandstoffraude tegen te gaan de brandstofkosten met 5 % of meer kunnen terugdringen. Investeren in vlootbeheersoftware zou dus tijd en geld kunnen opleveren!

VAAK VOORKOMENDE UITDAGINGEN

We geven de twee meest voorkomende uitdagingen en tonen hoe software voor het beheer van uw vloot en activa u kan helpen om het probleem aan te pakken:

Tanken in een auto buiten de vloot:
Brandstoffraude kan opduiken in de vorm van het tanken in een voertuig dat niet bij de vloot hoort tijdens een toegelaten transactie. Dat is niet veel ingewikkelder dan met één pomp tanken in twee auto’s aan de weerszijden van de pomp installatie.

Vlootbeheersoftware kan u waarschuwen voor deze frauduleuze praktijk door de exacte kilometerstand, de inhoud van de tank van de auto, het gemiddelde verbruik en de hoeveelheid aangekochte brandstof met elkaar te vergelijken om zo potentiële tegenstrijdigheden aan het licht te brengen.

Liegen over zakelijke kilometers
Brandstoffraude bestaat ook onder de vorm van liegen over de afgelegde zakelijke kilometers met een auto voor persoonlijk of gemengd gebruik.

Vlootbeheersoftware kan deze frauduleuze praktijk aan het licht brengen door de kilometerstand – die de bestuurders verplicht moeten doorgeven – te vergelijken met de gegevens van het geïntegreerde telematicasysteem, dat via gps het vertrek- en eindpunt van elke trip noteert.

INTERESSANTE FEITEN:

De brandstofkosten vormen een groot deel van de operationele uitgaven van een vloot. Deze kosten kunnen enkel onder controle worden gehouden en fraude kan alleen maar worden geëlimineerd als u ervoor zorgt dat uw bedrijf een plaats heeft om zowel zakelijke als persoonlijke kilometers op te slaan en te analyseren.

Wanneer u de strijd wil aangaan met brandstoffraude, moet u papieren procedures links laten liggen. Databanksystemen voor het beheer van uw vloot met de nodige middelen om brandstofverbruik te rapporteren en te analyseren nemen niet alleen de administratieve last van het beheer van tabellen of papierwerk weg, maar kunnen ook automatisch communiceren met uw bestuurders en managers over tegenstrijdige zaken zoals de tankinhoud tegenover de getankte liters, het verkeerde type brandstof enzovoort.