Hoe Ewals Cargo Care de controle over zijn Europese vlootoperaties heeft overgenomen

Een Europese leverancier van transportoplossingen gebruikt het FleetWave-platform van Chevin om processen te centraliseren en gegevens te integreren


Ewals Cargo Care werd meer dan een eeuw geleden opgericht en biedt flexibele, efficiënte en duurzame transportoplossingen in heel Europa. Met een indrukwekkend aantal van 2.200 personeelsleden in 17 verschillende landen – waaronder België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk – faciliteert Ewals Cargo Care meer dan 5.000 dagelijkse transporten, zowel binnen Europa als daarbuiten.

Op het moment onderhoudt het bedrijf een vloot van 3.000 trailers en 550 trucks.

Ewals Cargo Care’s moderne Fleet Control Department bestaat uit acht verschillende functies waaronder Commercial Engineer; Operational Supervisor; Financial en IT Engineer; Team Leader; Repairs Planner; Supervisor Administration; Claims Controller en Administration. De professionele, toegewijde medewerkers beheren dagelijks de grootschalige, complexe vlootoperaties.

Ondanks Ewals Cargo Care’s ernome operationele schaal, is het bedrijf nog steeds een familiebedrijf en bevindt het zich nu in de vierde generatie met het hoofdkantoor in Tegelen, Nederland.

EWAL CARGO CARE’S BEHOEFTE AAN EEN GESTROOMLIJND SYSTEEM

Worstelend met verouderde technologie en minimale ondersteuning van zijn voormalige softwareleverancier, moest Ewals Cargo Care zijn verouderde vlootsysteem upgraden om de processen binnen de vlootafdeling te optimaliseren en te stroomlijnen, waaronder:

 Activa en contract management
 Relatiemanagement, op alle niveaus
 Schaderegistratie en -afrekening
 Aanmeldingsregistratie
 Reparatie en onderhoud met externe werkplaatsen
 Financiële administratie, zowel inkomende als uitgaande facturen
 Rapportage en KPI’s
 Schaderegelingen

Voorheen was het niet mogelijk om schade-rapportages te koppelen aan service opdrachten en ondersteunde de software geen claims. Systeemintegraties waren slechts beperkt mogelijk.

FLEETWAVE’S SCHAALBAARHEID WAS HET BESTE GESCHIKT VOOR EWALS CARGO CARE

Roger Hilberts, Business Process Engineer bij Ewals Cargo Care legde uit dat na een langdurig inkoopproces in 2016, Ewals Cargo Care besloot dat Chevin FleetWave het beste voldeed aan hun eisen.

“Chevin bood een zeer gestructureerd, configureerbaar systeem aan, met een reeks modules die een grondig overzicht en specifieke beheermogelijkheden bieden voor de snelgroeiende vloot van het bedrijf.

“Voorbeeld, aan het begin van het implementatieproject beheerde het bedrijf 2.850 trailers – het aantal is sindsdien met 60% gestegen tot 4.600 trailers.

“In dezelfde periode is de operationele bezetting binnen de Fleet-Control afdeling met slechts 20% toegenomen.”

De Fleet-Control afdeling van Ewals Cargo Care gebruikt nu Chevin’s FleetWave voor het dagelijkse beheer van talrijke functies, waaronder:

Activa
 Contracten
 Klanten relaties
 Relaties met leveranciers
 Schaderegistratie en -afrekening
 Modificatie registratie en -afwikkeling
 Reparatie en onderhoud
 Financiële administratie
 Rapportage
 Boete regeling
 Interne communicatie met planning en financiële afdelingen

EWALS CARGO CARE CONSOLIDEERDE HET HELE FLEET-PROCES MET ÉÉN CENTRAAL SYSTEEM

Met FleetWave kon Ewals Cargo Care processen structureren voor een optimale zichtbaarheid van de volledige verwerking van het trailerpark en kan het nu de modules van het systeem aanpassen om tegemoet te komen aan een reeks bedrijfsspecifieke behoeften op het gebied van fleet- en activabeheer.

Met toegang tot de software in al zijn workshops kan het team efficiënter werken en door het elimineren van e-mails en telefoongesprekken is de interne communicatie meer gestroomlijnd.

“We hebben ook waarde gevonden in de uitgebreide rapportagemogelijkheden van FleetWave en hebben nu toegang tot universele gegevens via een unieke oplossing; een process dat bijzonder moeilijk was voorafgaand de implementatie” legt Hilberts uit.

Hoewel kostenbesparingen worden verwacht als het gevolg van het stroomlijnen van handmatige en arbeidsintensieve processen voor werknemers, heeft Ewals Cargo Care al hogere productiviteit binnen het team bereikt. Daarnaast worden er extra kostenbesparingen verwacht omdat er de komende jaren meer modules en interfaces worden toegevoegd.

Hilberts concludeerde “het grootste voordeel van FleetWave is dat we nu een geïntegreerd systeem hebben – alle interne en externe processen in onze Fleet Control-afdeling worden beheerd op één plek.”

“Met behulp van de volledig geïntegreerde en aanpasbare FleetWave software die aan onze specifieke behoeften voldoet hebben wij losgekoppelde systemen geëlimineerd en kunnen alle medewerkers van de Fleet Control afdeling vanaf nu op hetzelfde platform werken.”

“FleetWave stelt ons in staat om efficiënter te werken, en we geloven dat we een vloot- en activabeheersysteem hebben geïmplementeerd dat volledig voldoet aan onze noden.”

EWALS CARGO CARE DIGITALE TOEKOMST

Vooruitkijkend, is de Fleet Control afdeling van Ewals Cargo Care van plan gebruik te blijven maken van de wereldwijde ervaring van Chevin om haar wereldwijde werk-order-systeem verder te digitaliseren, waaronder het beheren van flexibele serviceprocessen.

Andere plannen omvatten de integratie met externe bandenleveranciers via de FleetWave ‘Banden’ tool en het mogelijk maken van koppelingen met het digitale archief van het bedrijf.