Aanpasbare software boost bezettingsgraad assets

Wanneer is een vlootbeheersysteem toch geen vlootbeheersysteem? Wanneer de klant er zoveel meer dan zijn vloot mee gaat beheren!.


DC Water, de water- en rioolbeheerder van het District of Columbia, gebruikt FleetWave van Chevin al meer dan drieënhalf jaar. In die tijdspanne werd het niet alleen voor het wagenpark, maar in de hele organisatie ingevoerd.

DC Water Site

“FleetWave heeft ons in staat gesteld om in onze hele organisatie een cultuurverandering teweeg te brengen, doordat het een compleet overzicht biedt van onze activiteiten en beleidslijnen en processen aanstuurt,” verduidelijkt Timothy Fitzgerald, directeur van de afdeling Fleet Management.

“Vele systemen kunnen tot op zekere hoogte op maat worden ingesteld, maar uiteindelijk moet je je als bedrijf toch aanpassen aan de structuur van de software. FleetWave daarentegen kon precies worden aangepast aan onze exacte bedrijfsvereisten.”

Dankzij die flexibiliteit kon DC Water echt papierloos gaan werken, doordat alle organisatorische informatie, over veel meer dan enkel vloot specifieke taken, in FleetWave wordt beheerd.

Een compleet, papierloos beheersysteem

 Timothy vertelt:

“Het systeem heeft ons niet alleen een manier laten ontwikkelen om al onze bedrijfsresultaten te analyseren en te controleren, maar het biedt ons ook een omgeving waarin de medewerkers bewust kunnen worden gemaakt van de waarde die ze voor de organisatie hebben. Ons team gebruikt het nu om baanbrekende verbeteringen in te voeren en we bespreken constant nieuwe ideeën.

“Vanwege deze unieke mogelijkheden en de globale impact van de software in onze hele organisatie noemen we het systeem nu intern gewoon ‘Wave’. Ik zeg tegen mijn mensen dat hun werk niet af is totdat de data in het systeem zitten en ik laat hen geen aparte spreadsheets of stukjes papier gebruiken, want zo zit je al snel met processen en data die je niet kunt vergelijken.”

Integratie waarschuwt bij “slechte praktijken”

 Verder wordt de waarde van FleetWave nog vergroot door de eenvoudige integratie die het mogelijk maakt. DC Water heeft de software kunnen koppelen aan zijn tanksysteem (EJ Ward), zijn telematicaplatform (Geotab) en zijn systeem voor voertuigenpools en sleutelbeheer. Het beheert al deze systemen in FleetWave en stelt heldere rapporten op met praktisch bruikbare informatie.

Tim licht toe:

“Ons telematicasysteem stuurt bijvoorbeeld informatie over het rijgedrag door naar FleetWave. Zo kunnen we rapporten genereren waarin de aandacht wordt gevestigd op kwalijke gewoonten die onnodig brandstofverbruik veroorzaken. Bovendien meldt het systeem slecht rijgedrag elke dag rechtstreeks en automatisch aan het personeel en de directie en is het gekoppeld aan opleidingsprogramma’s om een cultuur van continu verbeteren te ondersteunen.

“Dankzij FleetWaves geïntegreerde systeem voor sleutelbeheer en reservatie kunnen we nu bepalen op welke manier zo goed als alle materieel, van robuuste laptops tot voertuigsleutels, aan het personeel van DC Water ter beschikking wordt gesteld. Deze voorwerpen worden bewaard in veilige, vergrendelbare opbergvakken zodat onze medewerkers met een veilige reserveringscode en hun personeelskaart bij de uitrusting kunnen die aan hen is toegewezen. Daardoor worden het delen van materieel over de afdelingsgrenzen heen en de ruimere bedrijfsvoering aanzienlijk vereenvoudigd. Tegelijk verhoogt het ook de bezettingsgraad van onze assets.

“Om te tanken gebruiken we het systeem van EJ Ward. Er zijn ongeveer 10 tankstations verspreid over de stad en onze bestuurders kunnen toegang krijgen tot de pompen via het wifi-apparaat waarover hun voertuig beschikt. Deze technologie herkent het voertuig en de brandstof en is uiteraard geïntegreerd in onze software om ons nuttige data te verschaffen over het verbruik, alternatieve brandstoffen, kosten en alles daartussenin.”