Logiciel adaptable pour optimiser l’utilisation des actifs

Quand un système de gestion de flotte est bien plus qu’un simple système de gestion de flotte ? Quand un client l’utilise pour gérer bien plus que sa flotte.


DC Water Site

DC Water – le service public du District of Columbia chargé des Eaux et des Egouts – utilise le logiciel Fleetwave de Chevin depuis plus de trois ans et demi. Durant cette période, il a été utilisé pour gérer non seulement la flotte, mais toute l’organisation.

« FleetWave nous a permis d’introduire un changement de culture à travers notre organisation en nous offrant une visibilité complète de nos activités et en réorientant nos procédures et processus, » nous explique Timothy Fitzgerald, responsable de la flotte.

« Beaucoup de logiciels offrent un certain degré de adaptabilité, mais au bout du compte, c’est généralement l’entreprise qui doit s’adapter à la structure du logiciel. Par contre, nous avons vraiment pu adapter FleetWave en fonction de nos exigences très spécifiques. »

Cette adaptabilité a permis à DC Water de supprimer toute son administration papier puisque toutes les informations sont gérées par FleetWave. Une gestion qui va bien au-delà des tâches spécifiquement liées à la flotte.

Un système de gestion complet, sans papier

Timothy poursuivit : « Le système nous a permis non seulement de créer une méthode pour analyser et contrôler toutes nos performances, mais également d’instaurer une culture dans laquelle nos employés comprennent pleinement les processus et leur importance pour la direction. Notre équipe soutient désormais toute amélioration qui résulte de l’utilisation du système et nous étudions en permanence des idées innovantes.

« En raison de ses possibilités uniques et de l’étendue globale du logiciel à travers notre organisation, nous l’avons simplement baptisé ‘Wave’. Je dis à mes collaborateurs que si les données ne sont pas dans le système, le travail n’est pas terminé. Et je leur interdis d’utiliser des feuilles de calcul séparées ou des feuilles papier afin de mettre fin à l’éparpillement des processus et des données. »

Alertes de « mauvaises pratiques » grâce à l’intégration

 Un autre atout majeur est la facilité d’intégration de FleetWave qui a permis à DC Water de connecter le logiciel avec son système carburant (EJ Ward), sa plate-forme télématique (Geotab) et le système de gestion du parc véhicule et des clés. Fleetwave permet en outre de gérer tous ces systèmes et de générer des rapports clairs et personnalisables.

Timothy Fitzgerald :

« Par exemple, notre système télématique envoie des informations sur la conduite de nos conducteurs vers FleetWave. Cela nous permet de créer des rapports qui mettent en évidence les mauvais comportements routiers entraînant une consommation de carburant excessive. Ce système envoie également des alertes quotidiennes de « mauvais comportements » directement au personnel et à la direction, en lien avec nos plans de formation pour accompagner la mise en œuvre d’ une culture d’amélioration continue. »

« Le système de gestion et de réservation des clés de FleetWave nous permet désormais de gérer la façon dont nos équipements sont attribués au personnel de DC Water – de l’ordinateur portable aux clés de nos véhicules. Ces objets sont stockés dans des armoires sécurisées. Ainsi, nos collaborateurs peuvent récupérer les actifs qui leur sont attribués au moyen d’un code de réservation confidentiel et d’une authentification personnelle. De ce fait, le partage des équipements entre différents départements de notre entreprise est devenu beaucoup plus facile et nous utilisons davantage tous nos actifs.

« Nous utilisons le système carburant EJ Ward pour nos véhicules. Il y a environ 10 stations-service dans la ville et nos conducteurs peuvent utiliser les pompes au moyen des appareils Wi-Fi dont sont équipés les véhicules. La technologie reconnaît le véhicule et le carburant, tout en étant bien évidemment intégré avec notre logiciel. Elle nous fournit ainsi des données carburant utiles, telles que la consommation ou encore les coûts. »